Уважаемые предприниматели и бухгалтеры, не спешите уничтожать кассовые документы после закрытия года

❌Сразу избавляться от кассовых документов после окончания года нельзя. У каждого свой срок хранения, и отсчёт начинается не с даты подписания.

Сроки:

✅ПКО, РКО, кассовая книга, КО-5 — минимум 5 лет.
✅Расчётно-платёжные и платёжные ведомости при наличии лицевых счетов — 6 лет.
✅Если лицевых счетов нет, ведомости могут относиться к документам по личному составу — тогда 50 или 75 лет (зависит от периода).

Когда считать срок:

С 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства. Для некоторых документов — от последнего использования в учёте.

Пример: кассовая книга за 2025 год. Срок начинается 1 января 2026 года, уничтожить можно не раньше 1 января 2031 года, если нет других оснований хранить дольше.

Электронные документы:

Недостаточно просто сохранить файл. Нужно обеспечить сохранность, читаемость, воспроизводимость, подтверждение подлинности и неизменности.

Перед уничтожением проверьте:

✅срок хранения истёк;
✅проверки за период завершены;
✅нет налогового или судебного спора;
✅документы не нужны для подтверждения расходов и выплат.

Преждевременное уничтожение первички грозит налоговыми последствиями: доначислениями, пенями и штрафами.