За 9 месяцев 2026 года сотрудниками архивного отдела проведена проверка наличия и состояния 4249 дел на бумажной основе и выверка комплекта учетных документов 26 фондов.
Проверка наличия и состояния документов в архиве — это плановая сверка того, что должно храниться по учётным документам, с тем, что фактически есть, плюс осмотр физического состояния дел. Проводят её по определённой процедуре.
Эта работа необходима:
- для подтверждения учета,  все ли дела, записанные в описях и книгах учёта, реально находятся в архиве;
- для выявления утраты, недостачи, ошибок;
            - для оценки физическое состояние, наличия  плесени, влаги, ветхости, разрывов, затухание текста;
По итогам составляется акт проверки наличия и состояния документов. В нём указывают: основание, кто проводил проверку, что проверено, какие выявлены недостатки, утраты и повреждения, предложения.
Проверка наличия и состояния — это способ вовремя заметить потери и повреждения, сохранить документы и не превратить архив в «учёт без реальности».