Обязательное оформление электронных перевозочных документов (ЭПД) в России введено с 1 сентября 2026 года на основании Федерального закона от 7 июня 2025 года №140-ФЗ.
Какие документы стали обязательными
С указанной даты в обязательном порядке оформляются:
• Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — подтверждает факт перевозки груза и участие перевозчика.
• Электронный заказ (заявка) (ЭЗЗ) — фиксирует условия перевозки между сторонами.
• Экспедиторские документы — поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки.
• Железнодорожная транспортная накладная.
• Грузовая накладная при воздушных перевозках.
Отдельный случай: при перевозке автомобильным транспортом алкогольной и спиртосодержащей продукции обязательно оформляется электронный путевой лист (ЭПЛ).
Кому нужно переходить на ЭПД
Обязанность распространяется на всех участников перевозочного процесса:
• грузоотправителей;
• перевозчиков;
• грузополучателей;
• экспедиторов.
Даже если компания выступает только грузополучателем, она обязана подписать свою часть электронной транспортной накладной при приёмке груза.
Как это работает технически
Участники перевозочного процесса взаимодействуют с государственной информационной системой электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) исключительно через аккредитованных Минтрансом операторов ИС ЭПД. Сам оператор передаёт данные в государственную систему.
Для придания юридической силы ЭПД требуется усиленная квалифицированная (УКЭП) или усиленная неквалифицированная (УНЭП) электронная подпись. Документ должен быть оформлен в утверждённом формате XML.
При проверке на дороге водитель предъявляет инспектору QR-код, сформированный в мобильном приложении оператора ИС ЭПД.
Важные нюансы
• Переходный период. До 1 марта 2027 года действует нештрафуемый период: при отсутствии ЭПД инспектор ограничится устным замечанием, а не штрафом. Однако сама обязанность оформлять документы в электронном виде с 1 сентября 2026 года сохраняется.
• Исключения. Минтранс может устанавливать случаи, когда разрешено оформлять документы на бумажном носителе.
• Риски. Помимо возможных штрафов, отсутствие ЭПД может привести к налоговым рискам: ФНС может не признать расходы на перевозку, что грозит доначислениями налога на прибыль или отказом в вычете НДС.
Что делать бизнесу
Рекомендую начать подготовку уже сейчас: проанализировать свои процессы, выбрать аккредитованного оператора ИС ЭПД, выпустить электронные подписи для ответственных сотрудников и протестировать обмен документами с ключевыми контрагентами. Актуальный перечень операторов размещён на сайте Минтранса России.
Инструкция по переходу на обязательное применение ЭПД с 1 сентября 2026 года -
https://buh.ru/articles/instruktsiya-po-perekhodu-na-obyazatelnoe-primenenie-epd-s-1-sentyabrya-2026-goda.html