Допустим, вам нужно назначить деловую встречу, чтобы познакомиться с потенциальным партнёром, обсудить условия сотрудничества, представить проект или согласовать договор. Чтобы всё прошло хорошо, важно подготовиться.

Частая ошибка — сразу бронировать переговорную. Сначала нужно понять, какое решение участники должны принять к концу встречи. После этого зафиксируйте:

— результат встречи
— состав участников
— формат: очный, онлайн или гибридный
— дату и продолжительность
— ответственных за проведение.

Приглашайте тех, кто принимает решения, владеет нужной информацией, отвечает за дальнейшую работу или представляет позицию одной из сторон. Если человек нужен только для одного вопроса, его можно подключить к соответствующей части встречи.

Продолжительность лучше рассчитывать по программе. Учтите время на знакомство, основное обсуждение, вопросы и фиксацию договорённостей. Дополнительно заложите 10–15 минут запаса.

Заранее назначьте ведущего, человека, который следит за временем и записывает решения, а также ответственных за гостей и технику. В небольшой встрече один сотрудник может совмещать несколько ролей.

Формулировка «обсудить сотрудничество» не задаёт понятного результата. «Согласовать сроки поставки на второй квартал» сразу определяет состав участников, программу и ход разговора.

Это базовый план на проведение любой деловой встречи. Конечно, ещё нужно составить программу встречи, написать вопросы, подготовить площадку. Но об этом поговорим в следующий раз 😉