🖥Цифровизация в деле: благодаря бережливым технологиям проверка офисов и сотрудников МФЦ проходит в два раза быстрее
Ежеквартальный мониторинга центров «Мои Документы» модернизирован в рамках «седьмой волны» проекта «Эффективный регион». Суть оптимизации заключается во внедрении механизмов дистанционной проверки оснащенности отделов МФЦ, а также знаний специалистов, которые ведут прием заявителей.
Расскажем подробнее.
Раньше контроль за деятельностью отделов осуществлялся преимущественно в очном формате – проверяющие выезжали в каждый муниципалитет области для проверки офисов МФЦ на местах. Здесь были выявлены временные потери, обусловленные транспортными перемещениями, ожиданиями и простоями.
По результатам анализа рабочей группой было решено оптимизировать процесс с помощью внедрения комплексной системы дистанционного мониторинга.
Что именно сделано?
Теперь проверка проходит с использованием следующих инструментов:
✅специализированной системы аудиофиксации и видеонаблюдения, а также фотофиксации, с помощью которых рассматривается оснащенность отдела и оценивается, как специалист проводит обслуживание заявителей;
✅системы видеоконференцсвязи, которая обеспечивает прямое общение с сотрудниками отделов в режиме реального времени;
✅системы тестирования с автоматической проверкой ответов.
Ключевым показателем эффективности проекта стало сокращение общей продолжительности мониторинговых мероприятий на 53%.
Достигнутый эффект обусловлен исключением ряда трудоемких процедур, характерных для выездных проверок, а также внедрением технических сервисов. Переход на дистанционный мониторинг позволил не только существенно сократить временные издержки, но и упростить рабочие процессы, что в совокупности привело к повышению общей эффективности контрольных мероприятий. Результаты проекта положительно оценили 100% работников учреждения – участников процесса.
Ежеквартальный мониторинга центров «Мои Документы» модернизирован в рамках «седьмой волны» проекта «Эффективный регион». Суть оптимизации заключается во внедрении механизмов дистанционной проверки оснащенности отделов МФЦ, а также знаний специалистов, которые ведут прием заявителей.
Расскажем подробнее.
Раньше контроль за деятельностью отделов осуществлялся преимущественно в очном формате – проверяющие выезжали в каждый муниципалитет области для проверки офисов МФЦ на местах. Здесь были выявлены временные потери, обусловленные транспортными перемещениями, ожиданиями и простоями.
По результатам анализа рабочей группой было решено оптимизировать процесс с помощью внедрения комплексной системы дистанционного мониторинга.
Что именно сделано?
Теперь проверка проходит с использованием следующих инструментов:
✅специализированной системы аудиофиксации и видеонаблюдения, а также фотофиксации, с помощью которых рассматривается оснащенность отдела и оценивается, как специалист проводит обслуживание заявителей;
✅системы видеоконференцсвязи, которая обеспечивает прямое общение с сотрудниками отделов в режиме реального времени;
✅системы тестирования с автоматической проверкой ответов.
Ключевым показателем эффективности проекта стало сокращение общей продолжительности мониторинговых мероприятий на 53%.
Достигнутый эффект обусловлен исключением ряда трудоемких процедур, характерных для выездных проверок, а также внедрением технических сервисов. Переход на дистанционный мониторинг позволил не только существенно сократить временные издержки, но и упростить рабочие процессы, что в совокупности привело к повышению общей эффективности контрольных мероприятий. Результаты проекта положительно оценили 100% работников учреждения – участников процесса.