УДК КФУ

🏠 Личная архивация: порядок в домашних документах  
 
У каждого из нас скапливается свой мини‑архив из документов: паспорта, свидетельства, договоры, чеки, гарантийные талоны и многое другое.
И когда срочно нужен какой‑то документ — он, конечно, исчезает.
Делимся простым и рабочим алгоритмом для домашнего архива.

📌 Внимание! Изменения в Регламенте использования архивных документов из архивохранилища КФУ
Личные дела студентов выдаются на основании служебной записки от имени руководителя подразделения КФУ.
📎 К служебной записке прилагаются скан-копии документов от обратившегося гражданина:
— заявление на выдачу дубликата диплома и/или приложения;
— согласие на обработку персональных данных.
📤 Документы направляются через СЭД «Практика».
 Берегите своё время — оформляйте документы правильно с первого раза.
📎 Ознакомиться с Регламентом
📎 Формы служебных записок и заявлений

Путь профессионального развития документоведа: карьерная карта
 
От системной работы — к карьерному росту. Как спланировать путь от ответственного документоведа до эксперта?
 
🧠 1. Получаем поддержку экспертов
Внутри университета работает сплоченная команда профессионалов. Зная структуру
Управления документооборота и контроля КФУ,
вы всегда будете понимать, к кому обратиться за советом:
📍 Отдел документационного обеспечения управления — по вопросам делопроизводства, регистрации документов, приказов и поручений ректора: 292-72-16; Albina.Gabdurahmanova@kpfu.ru.
📍 Отдел по работе с архивными документами — по вопросам архивного делопроизводства: 233-73-91; arkhiv@kpfu.ru.
📍 Организационно-протокольный отдел —по вопросам контроля за исполнением документов с контрольными сроками, обращений граждан, поручений ректора; по вопросам протокольного сопровождения мероприятий: 206-52-85 (доб. 80-50); protokol@kpfu.ru.
Знание структуры и экспертов УДК — ваша надежная опора в любой рабочей ситуации.
 
🚀 2. Расширяем компетенции
Мир не стоит на месте и современный документовед должен владеть цифровыми инструментами. Обратите внимание на программы курсов повышения квалификации:

1️⃣«Управление документооборотом в образовательной организации»
2️⃣«Безопасное использование корпоративных информационных ресурсов университета»
3️⃣«Правовое сопровождение системы высшего образования»
Владение этими системами — ваш ключ к эффективности и конкурентное преимущество.
 
🔗 3. Думаем о следующей ступени
Знания и навыки открывают новые двери. Дальнейший рост может развиваться по двум направлениям — выбор зависит от ваших личных предпочтений и карьерных амбиций:
🔹 Профессиональный трек дает статус признанного профессионала с уникальными компетенциями.
🔹 Управленческий трек — это путь лидера, который организует процессы и ведет за собой команду.
Четкое понимание вектора развития — ваш путь к новым профессиональным вершинам.
 
Краткий итог:
Знаю экспертов → Владею инструментами → Вижу цель
А что дальше? Дальше — только вы и ваша траектория.
Старт уже есть, а остальное — в ваших руках. 🚀

🏛️ Путь профессионального развития документоведа

Чек-лист: как выстроить системную работу
 
Коллеги, делимся подсказками, которые помогут сделать работу с документами не только системной, но и максимально понятной на каждом этапе.
 🗂️ Сохраняйте — пригодится.
 
1. Имеем представление о системе делопроизводства в КФУ.
Чтобы понимать, как устроен процесс в целом, загляните на сайте КФУ в раздел:
📍 Управление документооборота и контроля → «Кратко о документообороте в КФУ»
Базовое понимание системы — ваша точка опоры.
 
2. Всегда знаем, где найти и скачать актуальные документы по делопроизводству.
Регламенты, инструкции, формы — всё в одном месте на сайте КФУ:
📍 Управление документооборота и контроля → Документы → «В помощь ответственному по делопроизводству»
Никакого поиска вслепую — только актуальные версии документов.
 
3. Формируем навыки архивного делопроизводства. Получаем методическую консультацию.
Если нужен совет по номенклатуре, передаче дел в архив, выделению дел к уничтожению:
📍 Управление документооборота и контроля → Отдел по работе с архивными документами→8 (843) 2337391 или arkhiv@kpfu.ru
Специалисты всегда на связи и готовы помочь.
 
4. Инвестируем в профессиональное развитие.
Саморазвитие — это инвестиция в вашу эффективность. Повышайте квалификацию:
📍 Департамент развития дополнительного образования → Корпоративный университет → Курсы-2026→«Управление документооборотом в образовательной организации»
Не откладывайте на завтра новые знания.
 
Краткий итог:
🔹 Знаем систему
🔹 Скачиваем актуальные документы
🔹 Консультируемся со специалистами
🔹 Учимся новому
Системная работа начинается с правильных источников.

📌 Как получить документы из архива КФУ?
 
Порядок получения документов в отделе по работе с архивными документами (архиве) КФУ строится на одном принципе - закон защищает персональные данные каждого человека. Поэтому пакет документов для запроса напрямую зависит от того, запрашиваете ли вы свои документы или выступаете представителем третьего лица.
 
Разбираем стандартные ситуации 👇
1️⃣ Если документы нужны вам лично
Никаких сложностей. Приходите в архив с паспортом гражданина РФ или иностранного государства  — и мы работаем с вами напрямую. Вы — владелец своих данных и закон на вашей стороне.
2️⃣ Если вы представляете интересы другого человека
Просто быть мужем, женой, сыном или внуком недостаточно. Без письменного согласия владельца никто не имеет права доступа к его личному делу — это охраняется законом № 152-ФЗ.
Выход один: нотариально заверенная доверенность. С ней вы становитесь законным представителем и можете получать документы за другого человека.

Почему всё так строго?
Архив КФУ хранит не просто бумаги, а персональные данные людей. И наша обязанность — защитить их от посторонних. Каждый отказ — это не «нежелание помочь», а соблюдение закона и уважение к правам граждан⚖️.
 
При возникновении вопросов обращайтесь в отдел по работе с архивными документами. 
8 (843) 233-73-91
arkhiv@kpfu.ru
г. Казань, ул. Кремлевская, д. 18, вход со двора главного здания университета, цокольный этаж направо от лестницы ректорского входа, вывеска "Архив". Работаем с 8.00 до 17.00, обед с 12.00 до 13.00 (понедельник-пятница).

📅 Планируем август. Консультации и график  
 
Август балует нас теплом и солнцем. Пока природа радует, работа не берёт выходных, а значит, лучше привести дела в порядок сейчас.
 
Важное напоминание по процессам
В архивном делопроизводстве есть процессы цикличные, например, передача дел постоянного хранения по утверждённому графику. А есть процессы, которые идут без остановки, и один из них — выделение дел к уничтожению. Эта работа не терпит пауз, даже летом!
Поэтому напоминаем, что консультации по выделению дел к уничтожению продолжаются в штатном режиме.
⏰ Ознакомиться с новым графиком и записаться на консультацию можно уже сейчас — не откладывайте на осень то, что можно запланировать в августе!

☀️Лето — время увлекательных открытий
 
В прошлых постах мы рассматривали архивные документы через призму книг и кино.
Но увидеть своими глазами подлинники старинных документов и предметов — это совсем другое ощущение. В них будто сохраняется сама связь времён.
Именно такие подлинники становятся основой исторических открытий, которые оживают на экскурсиях. В выходные дни прогуляйтесь по музеям — пусть это будет не просто прогулка, а путешествие сквозь время.
 
🏛 Куда пойти – выбирайте по предпочтениям:
 
📍 Музеи Казанского федерального университета (КФУ) — познакомьтесь с уникальными коллекциями, отражающих историю университета и яркие страницы отечественной науки. Архивные материалы, личные фонды учёных и исторические интерьеры показывают, как из документов и вещей складывается история образования.
Сайт: https://kpfu.ru/about_university/struct/direkciya-muzeev-kfu/muzei
 
📍 Музей‑заповедник «Казанский Кремль». Выставки, лекции и квесты - погрузитесь в большую историю города и республики через подлинные документы и артефакты.
Сайт: kazan-kremlin.ru

📍 Национальный музей Республики Татарстан. Офлайн‑экскурсии, виртуальные форматы, тематические программы и VR‑проекты - исследуйте прошлое родного края с помощью современных решений.
Сайты: tatmuseum.ru

 📍 Музей «Городская панорама» — мультимедийные панорамы и 3D‑макеты Казани разных эпох. Узнайте, как архивные чертежи, планы застройки и описания помогали формировать облик города, а современные цифровые технологии «оживляют» эти документы.
Сайт: kazan-panorama.ru
 
📍 Вне музейного контекста аудиоспектакль «Простая история» — прогуляйтесь по улице Кремлевской вместе с героями. Вы не просто узнаете исторические факты, а проживёте приключение и услышите прошлое в интонациях и шагах.
Сайт: kazan-kremlin.ru

 Интересных открытий! 🏛

☀️ Летний киновечер: когда документы — это не скука, а сюжетный поворот
 
Рабочий день прошел – можно отдохнуть и устроить себе уютный киновечер. Мы подобрали фильмы, где документы, архивы и письма — не фон, а полноценные «герои». Они не лежат мёртвым грузом, а двигают сюжет, раскрывают героев и заставляют улыбаться.
 
🎬 Что посмотреть - выбирайте по настроению:
 
😄 Легкие комедии: «С девяти до пяти», «Стажёр», а если хочется много серий - «Гости из прошлого» и «Офис».
 
❤️ Эмоции и письма: «Письма к Джульетте», «Дом у озера», «Письма из прошлого».

🧠 Логика и смыслы: «В центре внимания», «Секретное досье», «Сноуден», «Ассистентка».
 
🗺 Квест из фактов: «Мистериум. Журнал 64», «Игра в имитацию», «Пятая власть».

🕵️ Напряжённое расследование: «Девушка с татуировкой дракона», «Код да Винчи», «Архив 81».
 
Приятного просмотра!🎬

☀️ Лето — пора отдыха и новых впечатлений
 
Мы решили ненадолго отойти от нашего делового формата и предложить кое‑что для души — подборку книг, фильмов и интерактивных форматов, которые помогут увидеть в документах не сухие строки, а живые истории. Пусть эта подборка станет поводом взглянуть на привычную «бумажную» работу под новым углом — и найти в ней немного вдохновения.
 
📚 Что читать - выбирайте по настроению.
Мы подобрали для вас книги, в которых старые рукописи, неотправленные письма и, на первый взгляд, обычные архивные дела становятся главными героями повествования. Одна старая записка, пожелтевшее письмо или забытая папка могут запустить целую цепочку событий — и вот вы уже не можете оторваться от увлекательного чтения.
 
❤️ Эмоции и человеческие истории: «Бумажный дом» (Сара Пеннипакер), «Запечатанное письмо» (Эмма Донохью), «Трофейное дело» (Олег Новак), «Архив» (Илья Штемлер).
 
🗺 Квест из фактов: «Горбун лорда Кромвеля» (Кристофер Джон Сэнсом) и «Код да Винчи» (Дэн Браун).

⚡ Драйв и напряжение: «Девушка с татуировкой дракона» (Стиг Ларссон) и «Улика № 13» (Анна Князева).
 
🧠 Интеллектуальный детектив: «Цифровая крепость» (Дэн Браун), «Архивная комната» (Кэтрин Уэллс), «Тень ветра» (Карлос Руис Сафон).
 
✨ Для любителей фантастики: «Офис» (Сергей Лукьяненко), «Архив» (Виктория Шваб), «Мастер архивов» (Сергей Карелин, Тим Волков).
 
Приятного чтения! 📚

🎒 Спокойный отпуск начинается до отъезда: 5 ключевых шагов
 
Завершаем серию постов о передаче дел. Сегодня поговорим про подготовку к отпуску.
Вы уже почти у цели: чемодан собран, маршруты намечены… А чтобы отпуск был по-настоящему спокойным, важно не оставить коллегам тех самых «мелких хвостов», которые потом могут испортить вам отпуск.
Мы подготовили короткий чек‑лист — он поможет ничего не упустить.
 
📋 Чек‑лист документоведа перед отпуском:
📌 Закройте текущие дела. Если дело завершено — уберите в соответствующую папку. Пусть всё будет на своём месте.
📌 Согласуйте, кто заменит вас. Решите с руководителем, кто заменит вас на время отпуска и завершит дела, находящиеся в делопроизводстве.
 📌 Проверьте электронные документы.Убедитесь, что все необходимые файлы отправлены, загружены и доступны коллегам, которые продолжат работу в ваше отсутствие.
📌Наведите порядок на рабочем месте. Уберите со стола всё лишнее и разложите по местам - это не только про эстетику, но и про сохранность документов.
📌 Договоритесь, как можно будет с вами связаться (в ситуациях, которые требуют только вашего участия).
 
✅ Готово? Теперь можно выдохнуть и смело отправляться отдыхать!  ☀️

Реорганизация, ликвидация: как правильно передать дела
 
Реорганизация или ликвидация структурного подразделения всегда напряжённое время – нужно решить много организационных вопросов, а главное ничего не упустить. При любых организационных изменениях правильная передача дел — это страховка от потери документов. 
 
Но что именно и в каком объёме передаётся из структурного подразделения в архив? Главное правило: передаются не все дела подряд, а только те, у которых срок хранения — постоянный или длительный (50–75 лет).  
 
Ответственному за делопроизводство необходимо:
✅ Сформировать дела. Даже если часть из них ещё не завершена или сроки хранения формально не наступили.
✅ Оформить дела по правилам делопроизводства  с соблюдением требований к подшивке, нумерации листов, оформлению обложек.
✅ Передать дела постоянного или длительного срока хранения в отдел по работе с архивными документами УДК.
✅ Обеспечить передачу по описям дел. Опись подтверждает, что и в каком объёме передано.
 
Дела с временным сроком хранения до 10 лет включительно в архив не передаются, а остаются в подразделении на временное хранение. По истечении срока хранения, установленного номенклатурой, документы уничтожаются в установленном порядке.
 
При возникновении вопросов обращайтесь в отдел по работе с архивными документами — специалисты подскажут все нюансы по оформлению и передаче дел.
✉️  arkhiv@kpfu.ru
📞 8 (843) 233-73-91

Старт без стресса: что делать, если не удалось принять дела
 
Вы первый день на новом рабочем месте. Если повезло пересечься с предыдущим сотрудником и принять дела — отлично, вы уже в теме. Если нет — не паникуем. Ситуация сложная, но решаемая.
Давайте разберемся вместе и построим работу так, чтобы первый месяц прошел без нервотрепки.
Не хватайтесь за все сразу. Сначала необходимо понять, с каким порядком (или беспорядком) вы имеете дело.
Первый день — это разведка, а не штурм.
 
10 шагов для уверенного старта:
1.        Поищите подсказки от предыдущего работника, которые могут оказаться полезными в первое время.
2.        Сфотографируйте на телефон рабочее пространство, до того, как начнёте что-либо перекладывать или менять.
3.        Пообщайтесь с коллегами — они ваш главный источник информации.
4.        Найдите учетные записи и пароли, ключи от шкафов или кабинетов .
5.        Проверьте, есть ли номенклатура дел кафедры/отдела/подразделения.
6.        Изучите текущий порядок работы с документами.
7.        Выявите «мёртвые» зоны — те места, до которых давно не доходили руки.
8.        Нарисуйте карту адаптации (напишите план действий) на листе бумаги.
9.        Не выбрасывайте ничего в первый день.
10.    Запишите итоги дня.
Подробные инструкции в чек-листе.
 
Не спешите менять в первый день сложившийся порядок. Сначала осмотритесь, сфотографируйте, спросите, запишите.
Помните, что вопросы строят систему, а поспешность создаёт хаос.

Решение перейти на новое место работы - это нормально и даже правильно, если вы переросли свою текущую должность.
Но важно помнить, что профессионализм доказывается не только продолжительностью работы в отделе или на кафедре, но и тем, как вы организовали свой уход.
Красивое расставание говорит о человеке больше, чем любое достижение.
Оставлять после себя разруху — непрофессионально.
Ваша цель — оставить упорядоченную систему, при которой новый сотрудник (или временно исполняющий) не проклянёт всё на свете, а скажет: «Спасибо, всё понятно».
 
10 маленьких секретов большого «спасибо»
1.    Создайте файл-инструкцию «Что где лежит».
2.    Свяжите цифровую версию документа с бумажным вариантом.
3.    Составьте список контактов.
4.    Опишите, чего НЕ хватает.
5.    Передайте всё по акту или описи.
6.    Отметьте файлы, папки и программы, которые лучше не трогать.
7.    Напишите список «Авральных задач» с готовыми решениями.
8.    Укажите, где брать ресурсы, которые заканчиваются неожиданно.
9.    Объясните, почему не нужно беспокоить начальника по пустякам.
10.    Оставьте свой контакт на 1–2 недели.
 
Подробные инструкции в чек-листе.

📌 Правильная передача дел — это не про бюрократию.
Это про уважение к себе, к коллегам и к тем, кто продолжит ваше дело.  
Рано или поздно почти каждый делопроизводитель оказывается в роли принимающего.
📂 Представьте, вы приходите на новое место работы документоведом или делопроизводителем. Открываете шкаф, а там порядок: папки подписаны, документы на своих местах, а в компьютере — понятные названия, без «новый файл (3)».
😌 Всегда приятно начинать работу на новом месте, когда дела переданы по-человечески. А это значит, что ушедший сотрудник:
— оставил понятную инструкцию,
— отметил важные документы,
— приложил файл «Что и где лежит»,
— указал, какие бумаги имеют постоянное значение, а какие — второстепенная переписка.
📅 В июне выйдет серия постов о том, как правильно принимать дела на новом месте, передавать их при увольнении, что делать с документами при реорганизации или ликвидации подразделения.
Как всегда — только практические советы, чек-листы и готовые алгоритмы.

🎂 Нашем каналу 3 месяца. Спасибо, что вы с нами!  
 
📅 Три месяца назад мы запустили канал, который стал удобным и актуальным инструментом.
Каждый пост — про реальную боль делопроизводителя: как правильно передать дела в архив, грамотно составить деловое письмо, выделить дела к уничтожению и не проснуться в холодном поту.
 
Всё коротко, по делу, с примерами. Никакой воды. Только то, что нужно.
Канал не висит мёртвым грузом — мы видим, что к нему обращаются. Сохраняют в избранное. Пересылают коллегам. Это лучшая оценка полезности.
 
🤝Здесь сформировалось профессиональное сообщество! Своя, добрая компания делопроизводителей, где:
📍страшно спросить? — у нас не страшно;
📍ошибся? — бывает, разберёмся;
📍нужна подсказка? — обязательно поможем!
 
🎓УДК КФУ стал консультационно‑
образовательной площадкой. За три месяца канал превратился в нечто большее. По сути, это горячая линия + мини‑курс повышения квалификации в одном флаконе.
 
И знаете что? Главные здесь — вы. А мы создаём для вас комфортное информационное пространство: спросили — узнали — применили. 

❤️Коллеги, спасибо вам за эти три месяца. Спасибо, что читаете. Спасибо, что спрашиваете. Спасибо, что не стесняетесь уточнять — это значит, что вам действительно важно сделать всё правильно.
  
УДК КФУ — это не про «надо». Это про «понял и сделал легко».
 
Оставайтесь с нами – подскажем, покажем, научим!

📢 Изменения в порядке получения архивных документов
 
Архивные документы (личные дела студентов/ сотрудников, а также документы с постоянным сроком хранения) будут выдаваться из архивохранилища КФУ на основании служебной записки.
 
⚖️ Основание
Приказ ректора № 01-03/446 от 07.05.2026  «Об утверждении Регламента использования архивных документов из архивохранилища ФГАОУ ВО КФУ».
 
📌 Как оформить служебную записку
Служебная записка на имя начальника Управления документооборота и контроля оформляется руководителем структурного подразделения КФУ в СЭД «Практика».
 
📎 Ознакомиться с Регламентом
📎 Формы служебных записок

📢 Консультации по выделению документов к уничтожению
Процедура выделения документов к уничтожению вызывает вопросы? Не знаете, с чего начать или как правильно оформить акт?
Мы готовы помочь! Сотрудники Отдела по работе с архивными документами проводят консультации по вопросам выделения документов к уничтожению.
 
📌 На консультации мы разберём:
• когда документы можно выделять к уничтожению;
• как без ошибок оформить акт о выделении документов к уничтожению;
• какие документы трогать нельзя (даже если срок истёк);
• что делать после согласования акта.
 
📅 Формат консультаций
• Очно — по предварительной записи.
📝 Как записаться на консультацию?
• Ознакомиться с графиком и выбрать подходящие время и дату.
• Зарегистрироваться на консультацию.
• Подтверждение придёт на электронную почту.
• Выбрать дату нужно не позднее чем за 3 дня до консультации.
• Отказ — предупредите заранее.
 
Количество мест в группе ограничено – 8 человек. Если на выбранную дату и время не будет мест, вам предложат другой вариант.
Разбираемся в документах вместе! По всем вопросам обращайтесь в отдел по работе с архивными документами УДК 8(843)233-73-91.