Документы и архив

Коллеги! Искренне рекомендую журнал «Секретарь-референт», с которым давно сотрудничаю и публикую там статьи.

Пригодится специалистам по ДОУ и архивам, секретарям и помощникам.

Ответы на повседневные рабочие вопросы и разбор сложных ситуаций, алгоритмы действий, примеры и шаблоны документов.

Получить бесплатный номер можно по ссылке


Мои статьи можно забрать бесплатно:

Новые Методические рекомендации к Правилам архивного дела: практическая польза для работника архива

Хранение электронных документов: три проблемы и пути их решения

5 ошибок в обращении с приказами: как их избежать

Топ-5 ошибок в полном оформлении дел

Проверьте себя, друзья.

1️⃣Шить все подряд
Отправлять в полную архивную обработку все документы. Иногда вообще все, включая черновики и распечатки законов. Через 5 лет – отправлять обложки, в которые вложено много сил и денег, на уничтожение.

Полной архивной обработке, в частности сшиванию/переплету в картонные обложки подлежат дела ПСХ, ДЛО, 10+, по личному составу.

2️⃣Шить в дорогие переплетные комплекты / составной архивный переплет дела, которые в компании часто приходится перешивать.

Перешивания случаются. Для таких дел хорошо использовать обложки, которые можно многократно и незаметно вскрыть и сшить обратно.

3️⃣Делать внутренние описи всем документам, которые подшиваются

Сколько инструкций по архивной обработке содержат требование оформлять внутренние описи всегда – не счесть.
Просто недосмотрели, или недодумали, или недовычитали.

В обычной организации в обязательном порядке опись оформляется для личных дел, потому что это требование Правил-2023, для лицевых счетов, Т-2, трудовых договоров, потому что МР по личному составу. Для всех остальных дел лучше руководствоваться здравым смыслом: вам точно нужно оглавление вот в этом деле? Функция внутренней описи – помогать человеку искать один документ среди множества других, а не просто существовать.

4️⃣Не оформлять корешки томов или первичные средства хранения (короба).

Заглавное фото говорит само за себя, я считаю.

Правил для корешков нет. Просто должно быть понятно, что это за том. Экстремально сузить титульник и приклеить его – да, можно. Написать маркером архивный шифр и остановиться на этом тоже можно.

5⃣Использовать неподходящие материалы в архиве.
Только картон и нитки. Никакого пластика, никакого металла в архивном сшивании не допускается.

А как у вас? Подкинете еще ошибочек?😉

И еще момент, друзья, которым хочется поделиться относительно сшивания документов.

На видео – распространенная, к сожалению, история: документы, подшитые в термопереплет, пластик с металлическим корешком. Возможно, он как-то называется, не могу сказать.

❗️Так делать нельзя❗️ Архивные документы – категорически нельзя.

Чаще всего именно в бухгалтериях шьют документы в это безобразие. Да, получается красиво. Но через 5 лет эта же бухгалтерия будет требовать уничтожить красоту. Доживет ли до уничтожения аппарат, который вот это вот склеивает – большой вопрос. Если не доживет, или если и бухгалтерии-то уже нет, а сшивы есть, то архивисту будет нелегко.

Поделитесь опытом, как вы снимаете этот переплет, если нужно?

❓Вот, например, совершенно реальная история: когда-то аудиторская компания передавала в таких обложках свои заключения. Сегодня у вас на обработку 10 единиц хранения, в каждой примерно 100 листов. Аудиторское заключение в БН, ПСХ, надо шить в картон. Аппарата нет. Как будете снимать?

Что не так на фото? Ответы на пост с фотографиями

Напомню, мы говорим о полной архивной обработке документов.

✅Фото 1 – переплетенные книги покупок и продаж.
Не так здесь то, что эти документы в принципе прошли полную архивную обработку. Их срок хранения – 5 лет (ПТУД, ст. 276). Даже если бухгалтерии правдами и неправдами удалось всучить их архивариусу в хранилище, то ни о какой подшивке даже речи не идет. Нумеровать, писать обложки и заверители пятилеткам, прошивать их – дорого и бессмысленно. Хранить – так и быть, но не сшивать однозначно.

✅Фото 2 – нумерация листов. Здесь все написали правильно. Лишняя цифра должна быть зачеркнута. Был резонный вопрос, а какая из цифр лишняя Договоримся, что все-таки мы все делаем изначально правильно, и цифра архивиста написана карандашом, как и первые 12. Лишняя тут 9.

✅Фото 3 – признаки тома. Тоже было много правильных ответов: пятый том трудовых договоров за год, а как его отличать от четырех предыдущих и всех последующих? Нужно дополнять заголовок буквами, например, «на С - У».

🙏Я благодарю всех, кто написал ответы, и желаю вам чудесных выходных!

ПОСТ-НАВИГАТОР по каналу. Выбирайте тему, которая вас интересует, переходите по ссылке, и вы увидите актуальные материалы, начиная с 2026 года, которые вам готов предложить мой канал. Если не нашли «свою» тему – пишите в личку, помогу чем смогу🤝.

Под каждой ссылкой – список полезных постов, бесплатных и платных продуктов по теме. Выбирайте самый подходящий.

🧡 Закрытие номенклатуры дел (только в ТГ)

🧡 Приказы и другие распорядительные документы

🧡 Документы по личному составу + новые Методрекомендации к Правилам-2023 и ГОСТ Р 7.0.97-2025 и отдельным постом бесплатные вебинары по ним

🧡 Локальные нормативные акты

🧡 Электронные документы

🧡 Учет документов в архиве

😘 Об авторе и канале

Коллеги, предлагаю вам 3 фотографии. На всех трех есть ошибки в полном оформлении дел. Найдете?

Коллеги, а что у вас с перешиваниями? Бывает ли такое, что приходится менять в уже сшитом деле лист, или менять листы местами, переносить лист в другую часть тома, добавлять, перемещать документ в другое дело… Я могу долго перечислять, это все из практики.

Главное, что дело давно (или недавно) сшито, а тут подарочек.

Есть организации, для которых это норма жизни, и перспектива перешить десяток-другой томов из-за замены формулировки никого не смущает.

А как у вас? Можно проголосовать реакцией и поделиться в комментариях:
🔥Перешив – вариант нормы
❤️Бывает иногда
👍Никогда не перешивали

Ой, какую классную штуку я вам сделала!

🤩Руководство по полному оформлению документов на бумажном носителе🤩

Совершенно бесплатно разбирайте, друзья!

Что вы получите: в письме-отбивке придет pdf-файл, в котором вы найдете описание каждого шага процесса сшивания документов. Еще есть реальные картинки и образцы титульного листа, внутренней описи и листа-заверителя.

Если вы чувствовали себя неуверенно в обработке документов, то мое руководство вас поддержит и поможет. Во всяком случае, я на это надеюсь❤️

Засим – хорошей пятницы и приятных выходных!🍂

Архивное сшивание или переплет производится в картонную обложку, нитью, на 4 прокола. Никакого пластика и никакого металла в архиве не допускается!

Вариантов обложек для сшивания дел несколько, образцы на картинках👆

Совсем не обязательно переплетать все дела в твердый картон, как и необязательно, если есть возможность выбора, использовать только тонкие папки.

Вариант обложки для сшивания или переплета дела выбираем, исходя из    
✔бюджета,
✔объема дела,
при этом не забывая про принцип единообразия.

О чем идет речь, покажу на примере.

Допустим, архивисту нужно подшить 30 личных дел уволенных работников и 30 томов с приказами, лицевыми счетами и договорами ГПХ.

Объем личных дел – около 50 листов каждое, а вот тома большие, от 200 до 250 листов (я такие называю «кирпичи»🤭).

Конечно, можно для всех этих дел сделать составной архивный переплет или купить готовые переплетные комплекты. Но можно и существенно сэкономить, сделав так:  

💚личные дела подшить в обычные бумажные папки «Дело №», а затем поместить в короба;

🧡прочие тома подшить в переплетные комплекты или в составной архивный переплет, и поставить их на полку без коробов.

Надеюсь, логика понятна: мы не подшиваем все подряд в одинаковые обложки или переплеты, а принимаем решение, исходя из бюджета и качества дела.

Конечно, если локальные или ведомственные правила предписывают использовать определенные обложки или конкретную толщину картона, и мы никак не можем на это повлиять, то следуем предписанному.

Важно помнить и о перешиваниях. Есть организации и целые отрасли, в которых замена листа или нескольких в уже сшитом томе – нормальная практика (оставим за скобками, правильно это или нет, надо – значит надо). Если ваша организация относится к таким, то следует учитывать: ❗️том, подшитый в переплетный комплект и «Дело №», можно перешить быстро и незаметно. Что заменить лист в томе, помещенном в составной архивный переплет, этот переплет придется уничтожить и полностью заменить.

Какие обложки предпочитаете?😊

У меня есть бесплатное руководство по полной архивной обработке документов, с теорией, образцами и реальными фото. Забирайте тут.

Порядок сшивания документов представляю вам в виде памятки, которую удобно скачать ⏫

Коллеги, которые не побоялись поставить 🔥 под прошлым постом, и те, чьи документы годами ждут сшивания: на каком этапе у вас обычно все останавливается?

😳"Надо просто прошить документы"

Опытные коллеги знают, что стоит за этим запросом. Если мы имеем в виду непосредственно сшив, то есть манипуляции с иглой и ниткой🪡, то это действительно довольно просто. Правда, до и после сшивания нужно сделать еще некоторое количество действий:

✔️собрать тома из россыпи или из папок
✔️пронумеровать листы
✔️написать лист-заверитель и обложку, а для некоторых дел – внутреннюю опись;
✔️решить, какая обложка и вариант сшивания подходит для каждого дела (группы томов);
✔️купить/сделать обложки и переплетные комплекты;
✔️сшить (вот только теперь);
✔️составить, согласовать, утвердить описи;
✔️проставить архивные шифры;
✔️некоторые тома упаковать в короба, надписать короба; томам, которые будут стоять на полке без коробов надписать/приклеить корешки.

Вот вам и «просто прошить документы». Приглашаю всех поделиться опытом в комментариях или проголосовать реакцией:

👍Делаете так?
❤️Делаете сами или привлекаете кого-то?
🔥Не делаем, копим необработанный объем

🥁Тема ближайших недель, друзья:

Архивная обработка документов на бумажном носителе

Документы и архив в ТГ
Документы и архив в ВК

Коллеги, предлагаю вам дайждест августа!

Все полезности со ссылками на них на всех площадках я традиционно собрала в одном посте. Тема у нас была сложная:

УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ

📌Список учетных документов, которые должны быть в любом корпоративном архиве, и их связь между собой
Пост в ТГ
Пост в Максе
Пост в ВК

📌Связка учетных документов «Номенклатура дел – описи дел структурных подразделений»
Пост в ТГ
Пост в Максе
Пост в ВК

📌Связка учетных документов «Описи дел структурных подразделений («сдаточные» описи) – годовые разделы описей дел
Пост в ТГ
Пост в Максе
Пост в ВК

📌Связка учетных документов «Описи дел структурных подразделений («сдаточные» описи) – Книга учета поступления и выбытия дел
Пост в ТГ
Пост в Максе
Пост в ВК

📌Связка учетных документов «Годовые разделы описей дел – Книга учета поступления и выбытия документов – Лист фонда»
Пост в ТГ
Пост в Максе
Пост в ВК

📌Полный разбор цепочки учетных документов в архиве
Пост в ТГ
Пост в Максе
Пост в ВК

📌Бесплатная Карта учета документов в архиве. В ней подробно рассказывается о каждом учетном документе: для чего он нужен, где взять форму и что именно в нем фиксируется. Дополнительно в Карте есть небольшой тест для оценки каждого учетного документа. Ключ к тесту очень простой: там, где «да», все хорошо. Любой другой ответ – точка роста для документа. Надо сделать так, чтобы было «да».

📌Видеоуроки по учету документов. В каждом видеоуроке разбираем одну связку документов.

Урок 1. Номенклатура дел и сдаточные описи
От закрытой номенклатуры дел и итоговой записи к разделу идем к описям дел структурных подразделений: постоянного хранения, дел со сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу.

Урок 2. Сдаточные описи и годовой раздел описи дел
Тренируемся на моей любимке – описи дел по личному составу. Собираем ее из нескольких сдаточных описей.

Урок 3. Книга учета поступления и выбытия документов и дел
В первую очередь записи в нее вносятся на основе сдаточных описей. Во вторую – на основе некоторых других документов, также фиксирующих поступление и выбытие документов в/из архива. В уроке посмотрим все предусмотренные формой Книги случаи.

Урок 4. Лист фонда
Общее количество ВСЕХ документов, ВСЕХ категорий считаем и наблюдаем его динамику в Лист фонда. Отталкиваемся от годовых разделов описей и некоторых других документов.

Стоимость каждого урока 990 рублей.

Можно купить сразу все со скидкой за 3500 рублей.

Цены не облагаются НДС.

Важное об уроках:
✔Как всегда, работаем в реальном времени. Я показываю готовые заполненные формы и объясняю, как и что в них вносить.
✔Теории минимум, это короткие практические уроки.
✔Учет показан только для документов на бумажном носителе.

⚙️ Коллеги, а теперь давайте соберем систему учета документов в архиве в одно целое.

Мы уже разобрали, из чего она состоит, посмотрели учетные документы в виде связок, одну за другой. Теперь попытаемся посмотреть целиком, что за чем идет и из чего вытекает.

1️⃣Все начинается с номенклатуры дел. Важно: с закрытой номенклатуры дел. В ней мы видим, сколько единиц хранения каждого дела поступит в архив.

2️⃣ Дела передаются в архив по сдаточным описям. В сдаточных описях мы должны встретить именно то количество единиц хранения каждого дела, которое видели в закрытой НД.

3️⃣ Из сдаточных описей мы собираем архивные описи. Вот буквально складываем из нескольких «сдаток» один годовой раздел и переносим в него те единицы хранения, которые нам передали.

4️⃣ При каждом приеме документов (а также при каждом выбытии) мы делаем запись в Книгу учета поступления и выбытия дел. Записи о приеме делаются на основе сдаточных описей!

5️⃣ Потом делаем запись в листе фонда. О поступлении документов записи в лист фонда вносятся на основе архивных описей (годовых разделов). Тут же выдается общее количество и его динамика. Прочие, гораздо более редкие ситуации (выбытие документов, поступление неописанных документов) фиксируются в листе фонда на основе записей в Книге учета.

❗️Нюанс:
Учету подлежат только документы ПСХ, 10+, по личному составу (то, что хранится ДОЛГО). Документы со сроками до 10 лет включительно мы, так и быть, допускаем в архив, но не в систему учета!

Если вы еще не забрали мою бесплатную Карту учета документов в архиве, то сделайте это, начните с нее. В ней гораздо подробнее рассказывается о каждом учетном документе: для чего он нужен, где взять форму и что именно в нем фиксируется.

🧑‍💻 Дополнительно в Карте есть небольшой тест для оценки каждого учетного документа. Ключ к тесту очень простой: там, где «да», все хорошо. Любой другой ответ – точка роста для документа. Надо сделать так, чтобы было «да».

Ну, и последняя четвертая связка в учете документов:

Годовые разделы описей ➡️ Книга учета поступления и выбытия документов ➡️ Лист фонда

😳Да, последняя связка вот такая усложненная, в ней задействованы 3 документа.

В разные разделы листа фонда включается информация из описи и из Книги учета.

Первый раздел – информация о фонде. Наименование, дата первого поступления документов, история переименований.

Второй раздел – количество неописанных документов. Напоминаю: неописанных – это не 5-летки, которые вам втюхали, а ПСХ, ЛС, 10+, которые по каким-то причинам попали в архив в своем первозданном виде / не обработанными / не внесенными в опись.

Третий раздел – все описанные дела. На мой взгляд, не хватает разделения по носителям, но эту мысль нужно еще хорошо продумать. Во всяком случае, когда создавалась форма листа фонда, явно и в помине не было никаких ЭН-БН, а с тех пор форму не меняли.

Третий раздел самый главный. Мы заполняем его на основе архивных описей и актов, фиксирующих выбытие. В этом разделе показана динамика изменения объема документов общего и по категориям в рамках одного фонда, который находится на хранении в архиве организации. Лист фонда, пока не закрыт делопроизводством, не получает никаких итоговых записей. Мы ведем его до тех пор, пока храним фонд.

🔥Можно ли вести лист фонда в электронном виде? Да, как и Книгу, пожалуй, и нужно. В четвертом уроке о листах фонда я показываю и заполняю его пример в экселе, причем каждую часть листа фонда делаю на отдельной вкладке. Так можно бесконечно «отращивать» каждую таблицу, не заботясь о том, что информация из одного раздела начнет мешать информации из другого.

Четвертый урок цикла – про заполнение листа фонда. Как всегда, заполняю на ваших глазах с комментариями.

Купить весь цикл со скидкой можно тут.

☀Уважаемые коллеги, встречайте учетную связку № 3! Думаю, вы ее ждали. Она не так очевидна, как между сдаточными и архивными описями, но она должна быть в ваших архивах.

Сдаточные описи 🤩 Книга учета поступления и выбытия дел

Форма книги есть в Правилах-2023. Вы можете освоить ее самостоятельно, а можете обратиться к моему видеоуроку, в котором я заполняю эту форму на ваших глазах.

В Книге мы фиксируем факты приема и выбытия документов. Важно: документов «архивных категорий», то есть ПСХ, 10+, ЛС. Всякая 5-10-летняя мелочь в книгу учета не попадает.

Прием фиксируется по сдаточным описям. Попробуйте сами заполнить эту форму, и вы сразу поймете: если есть хорошая «сдатка», то все довольно просто. Если нет хорошей «сдатки», то принимать у себя самого – ну такое себе.

Выбытие фиксируется по разным документам, преимущественно это акты. Акт об уничтожении, акт о неисправимых повреждениях, акт о передаче документов в другой архив.

Отдельно идет учет неописанных документов. И снова: неописанных – не значит, что это 5-10-летки, которые не описываются по определению. Неописанных – это, например, экстренный прием документов от филиала, который вдруг решили ликвидировать, а архивом в нем никто не занимался. Даже если неучтенка, то это все равно ПСХ, 10+, ЛС.

Ежегодно в январе в Книге учета делается итоговая запись о поступлении и выбытии документов за последний год. Этот учет ведется в пределах
а) календарного года
б) по всему архиву целиком, то есть суммарно по всем фондам, которые вы храните.

❗️Других документов, которые ведут учет именно по этим категориям, в архиве нет. Учетные формы не дублируют друг друга, а вытекают одна из другой🔗. Лист фонда фиксирует другие вещи, об этом завтра.

Можно ли вести Книгу в электронном виде?👨‍💻Можно и нужно вести в электронном виде, настраивать формулы, делать вкладки по годам.

❤️Пример Книги, заполнение ее в реальном времени по всем показателям (прием, выбытие, неучтенка) вы увидите в третьем уроке моего цикла видеоуроков об учете документов. Можно весь цикл купить целиком со скидкой, можно каждый урок по отдельности. Уроки остаются у вас навсегда.

❤️ Друзья, расскажите в комментариях, ведете ли вы Книгу учета? Правильно ведете, что в нее вносите? Появилось ли у вас понимание, зачем это делать?

Доброго понедельника, друзья!

Продолжаем изучать вопросы учета документов, и сегодня вторая связка, совсем простая:

Сдаточные описи ➡ годовые разделы описей дел

Если вы давно на меня подписаны, то вы эту связку хорошо знаете. Речь о том, что:

1⃣ каждое СП сдает в архив документы по сдаточным описям,
сдаточные описи оформляются по отдельности на каждую категорию дел,
2⃣ после приема всех документов архивист сводит сдаточные описи в годовые разделы архивных описей.

Суть в том, что заполняют сдаточные описи работники СП, каждый свою. Архивист проверяет сдатки перед приемом-передачей и убеждается, что все они корректны. Остается только соединить их в годовые разделы архивных описей. Лучше всего – путем применения команд «копировать – вставить».

Как это делать на практике, показано во втором уроке моего цикла видеоуроков об учете документов в архиве.
Это здесь: documentyiarchiv.getcourse.ru/page42

В нем мы собираем опись дел по личному составу из сдаточных описей нескольких СП, в том числе из той описи, что составляли на 1-м уроке.
Все 4 видеоурока можно приобрести все вместе со скидкой: documentyiarchiv.getcourse.ru/page46

Первая связка, которая участвует в учете документов, это связка

Номенклатура дел ➡ Опись дел структурного подразделения

❗️Крайне важно: чтобы номенклатуру дел вообще приняли в этот хоровод, она должна быть закрыта. Что такое закрытая номенклатура дел? Это НД с заполненной третьей графой и итоговой записью. Без этой информации участие НД в учете документов бессмысленно.

По описям дел структурных подразделений отправляются в архив документы ПСХ (+ДЛО), со сроками хранения 10+, по личному составу. Я называю их «дела архивных категорий», потому что единого термина для них нет.

Документы со сроками хранения до 10 лет, конечно, могут быть переданы в архив, но в учете документов они не участвуют и ни в одном учетном документе, кроме номенклатуры дел, не звучат!

Количество единиц хранения дел архивных категорий, передаваемых в архив, мы берем из закрытой номенклатуры дел. По каждой категории составляется сдаточная опись. Количество единиц хранения каждой категории передаваемых дел должно совпадать с их количеством по номенклатуре.

На картинке к этому посту вы видите мои замечания к проекту описи дел. Как раз-таки не совпадает количество: СП показывает 5 единиц хранения, а по факту их 2 или 1. Так быть не должно, это антипример учета, или пример учета, которого нет, или он сломан в самом начале цепочки.

Полную связку номенклатура дел – сдаточная опись с цифрами и реальными примерами можно посмотреть в первом из 4-х видеоуроков об учете дел в архиве. Все 4 видеоурока доступны по ссылке.

Уважаемые коллеги, продолжаем тему учета документов в архиве.

Учим учет, так сказать🤭

Учет документов – это последовательность заполненных учетных форм:

Номенклатура дел ➡️ сдаточные описи

Сдаточные описи ➡️ годовой раздел архивной описи

Сдаточные описи ➡️ Книга учета поступления дел и документов

Годовые разделы ➡️ Лист фонда

Осуществляя учет, считаем содержимое нашего архива от информации о каждой единице хранения до общего количества томов в архиве вашей организации за все годы его существования, с динамикой по всем категориям.

Я записала для вас 4 видеоурока.

🚩
Урок 1. Номенклатура дел и сдаточные описи
От закрытой номенклатуры дел и итоговой записи к разделу идем к описям дел структурных подразделений: постоянного хранения, дел со сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу.

🚩
Урок 2. Сдаточные описи и годовой раздел описи дел
Тренируемся на моей любимке – описи дел по личному составу. Собираем ее из нескольких сдаточных описей.

🚩
Урок 3. Книга учета поступления и выбытия документов и дел
В первую очередь записи в нее вносятся на основе сдаточных описей. Во вторую – на основе некоторых других документов, также фиксирующих поступление и выбытие документов в/из архива. В уроке посмотрим все предусмотренные формой Книги случаи.

🚩
Урок 4. Лист фонда
Общее количество ВСЕХ документов, ВСЕХ категорий считаем и наблюдаем его динамику в Лист фонда. Отталкиваемся от годовых разделов описей и некоторых других документов.

❤️Стоимость каждого урока 990 рублей.

Можно купить сразу все со скидкой за 3500 рублей.
Цены не облагаются НДС.

Важное об уроках:

💚Как всегда, работаем в реальном времени. Я показываю готовые заполненные формы и объясняю, как и что в них вносить.

💜Теории минимум, это короткие практические уроки.

🧡Учет показан только для документов на бумажном носителе.

❗️В основном все то, что я рассказываю в видеоуроках, построено на Правилах-2023 и методических рекомендациях к ним. Если я допускаю какую-то самодеятельность, то обязательно это проговариваю. Так, например, я оптимизировала итоговую запись к номенклатуре дел и лист фонда😊. Все это, конечно, комментируется.

Выбирайте тот урок, который вам нужнее, друзья!

💬По всем вопросам – добро пожаловать в комментарии, или пишите на почту webinar@archiv63.ru.