Бережливое производство в Кризисном центре: цифровые решения, которые экономят время
В МКУ СО «Кризисный центр» внедряются принципы бережливого производства с использованием цифровых инструментов для оптимизации рабочих процессов, повышения доступности психологической помощи и рационального использования рабочего времени специалистов.
Для нас бережливое производство — это возможность устранить лишние операции, сделать услуги доступнее и направить больше времени специалистов непосредственно на помощь детям и семьям.
Одним из направлений стала оптимизация процесса набора участников на групповые тренинги с помощью программы, разработанной «Росатомом» в 2021 году. Она позволяет систематизировать базу контактов и автоматизировать рассылку приглашений, сокращая объём ручной работы сотрудников: расширение базы контактов (до 3 000 адресов и номеров телефонов), увеличение охвата потенциальных участников (с 19 до 107 организаций и групп в том числе образовательных и медицинских учреждений и др.)
Таким образом, оптимизация процесса направлена не только на сокращение трудозатрат, но и на расширение возможностей центра по информированию потенциальных участников мероприятий.
Чат-бот «Выдохни»: помощь без ожидания с 2025 г.
За 17 месяцев работы чат-бот объединил 533 пользователя. Он предоставляет круглосуточный доступ к психологическим упражнениям, аудио- и видеоматериалам, рекомендациям и информации о центре. Это оперативный инструмент самопомощи, особенно для людей находящихся в отдаленных не безопасных условиях (например, в зоне СВО).
До внедрения цифрового помощника ожидание консультации составляло 10–14 дней. Теперь пользователи могут мгновенно получить доступ к полезным материалам и самостоятельно воспользоваться типовыми рекомендациями.
Результаты внедрения:
• 533 пользователя за 17 месяцев;
• 25–30% типовых обращений автоматизировано;
• до 120 часов рабочего времени специалистов высвобождается ежемесячно;
• снижение нагрузки на специалистов — ориентировочно на 20–25%.
Расчётное высвобождение до 120 часов в месяц эквивалентно примерно 0,75 штатной единицы. Это не сокращение персонала, а возможность перераспределить существующие ресурсы и уделить больше внимания индивидуальной работе с клиентами.
Онлайн-запись: меньше звонков, больше времени для работы с 2026 г.
Ещё один инструмент оптимизации — электронная запись на консультации. Теперь клиенты могут самостоятельно выбрать удобное время для обращения, не ожидая ответа администратора и не совершая повторных звонков для уточнения расписания.
Результаты внедрения:
• 279 записей оформлено через сервис за 2 месяца использования;
• 5–8 минут — ориентировочная экономия времени на одну запись;
• около 28 часов высвобожденного времени.
Автоматизация записи позволяет сократить количество повторяющихся административных операций и высвободить время сотрудников для других задач.
В МКУ СО «Кризисный центр» внедряются принципы бережливого производства с использованием цифровых инструментов для оптимизации рабочих процессов, повышения доступности психологической помощи и рационального использования рабочего времени специалистов.
Для нас бережливое производство — это возможность устранить лишние операции, сделать услуги доступнее и направить больше времени специалистов непосредственно на помощь детям и семьям.
Одним из направлений стала оптимизация процесса набора участников на групповые тренинги с помощью программы, разработанной «Росатомом» в 2021 году. Она позволяет систематизировать базу контактов и автоматизировать рассылку приглашений, сокращая объём ручной работы сотрудников: расширение базы контактов (до 3 000 адресов и номеров телефонов), увеличение охвата потенциальных участников (с 19 до 107 организаций и групп в том числе образовательных и медицинских учреждений и др.)
Таким образом, оптимизация процесса направлена не только на сокращение трудозатрат, но и на расширение возможностей центра по информированию потенциальных участников мероприятий.
Чат-бот «Выдохни»: помощь без ожидания с 2025 г.
За 17 месяцев работы чат-бот объединил 533 пользователя. Он предоставляет круглосуточный доступ к психологическим упражнениям, аудио- и видеоматериалам, рекомендациям и информации о центре. Это оперативный инструмент самопомощи, особенно для людей находящихся в отдаленных не безопасных условиях (например, в зоне СВО).
До внедрения цифрового помощника ожидание консультации составляло 10–14 дней. Теперь пользователи могут мгновенно получить доступ к полезным материалам и самостоятельно воспользоваться типовыми рекомендациями.
Результаты внедрения:
• 533 пользователя за 17 месяцев;
• 25–30% типовых обращений автоматизировано;
• до 120 часов рабочего времени специалистов высвобождается ежемесячно;
• снижение нагрузки на специалистов — ориентировочно на 20–25%.
Расчётное высвобождение до 120 часов в месяц эквивалентно примерно 0,75 штатной единицы. Это не сокращение персонала, а возможность перераспределить существующие ресурсы и уделить больше внимания индивидуальной работе с клиентами.
Онлайн-запись: меньше звонков, больше времени для работы с 2026 г.
Ещё один инструмент оптимизации — электронная запись на консультации. Теперь клиенты могут самостоятельно выбрать удобное время для обращения, не ожидая ответа администратора и не совершая повторных звонков для уточнения расписания.
Результаты внедрения:
• 279 записей оформлено через сервис за 2 месяца использования;
• 5–8 минут — ориентировочная экономия времени на одну запись;
• около 28 часов высвобожденного времени.
Автоматизация записи позволяет сократить количество повторяющихся административных операций и высвободить время сотрудников для других задач.