В прошлом посте мы уже обсудили, с чего начать подготовку деловой встречи. Сегодня составляем план и программу. Программа помогает удержать разговор в рамках и оставить время на решения. Повестка отвечает на вопрос «о чём говорим», программа — «в каком порядке и сколько времени отводим на каждый пункт».

Сначала выпишите вопросы, которые нужно обсудить, затем расставьте их по порядку. Начните с короткого знакомства и вводных, после этого переходите к основным темам, а завершайте встречу решениями и следующими шагами. Самые спорные вопросы не стоит оставлять на последние десять минут.

Для каждого пункта укажите:

— сколько времени он займёт
— кто открывает вопрос
— какие материалы понадобятся
— какое решение нужно получить.

Пример программы на 60 минут:

— приветствие и представление участников — 5 минут
— обозначение цели — 5 минут
— презентация или вводная часть — 10 минут
— обсуждение основных вопросов — 25 минут
— согласование решений — 10 минут
— фиксация следующих шагов — 5 минут.

Такая раскладка не даёт «обсуждению основных вопросов» занять все 60 минут — именно это чаще всего и происходит без программы. Если участники должны заранее посмотреть презентацию, договор или расчёты, отправьте материалы вместе с программой. Иначе часть встречи уйдёт на чтение документов прямо за столом