УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ ТРЕНАЖЕР: 12 НЕДЕЛЬ К НОВОЙ СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ
Мы начинаем управленческий тренажер. Впереди 12 недель. Каждый четверг на boosty вы получаете материал для того, чтобы успеть подготовиться к выполнению на следующей неделе. Все уже тут. Подпишитесь (
https://boosty.to/shiiisha_i/posts/c8358506-3870-42de-a64a-083d9c98a4d0?share=post_link).' rel='nofollow' target='_blank'>
https://boosty.to/shiiisha_i/posts/c8358506-3870-42de-a64a-083d9c98a4d0?share=post_link).
1. Определение системы as is
2. Проведение аудита и сбор требований
3. Пересмотр и согласование стратегии
4. Определение системы to be
5. Планирование изменений на следующий год
6. Защита и согласование бизнес-плана
7. Оценка ресурсов для изменений
8. Подготовка системы к изменениям
9. Подготовка людей к изменениям
10. MVP и пилотные запуски
11. Получение обратной связи от системы и людей и внесение изменений в план
12. Планирование следующего года
___
НЕДЕЛЯ 1. ОПРЕДЕЛЕНИЕ СИСТЕМЫ AS IS
ЧТО ЭТО?
As Is — это описание того, как устроена ваша система управления прямо сейчас. Это снимок реальности.
___
ЗАЧЕМ ЭТО ДЕЛАТЬ?
Потому что нельзя изменить то, чего вы не видите.
Если вы не знаете, как работает система сейчас, вы не сможете понять, что нужно менять. Вы будете разрываться в разные стороны, тратить ресурсы на то, что не работает, и удивляться, почему изменения не дают результата.
As Is даёт вам:
Точку отсчёта (чтобы понимать, стало лучше или хуже)
Базу для анализа (где болит, где потери, где дублирование)
Факты для разговора с командой и руководством
Понимание, что можно автоматизировать, а что сначала надо перестроить
Без As Is вы не сможете построить To Be.
___
КАК ИМЕННО ЭТО ДЕЛАТЬ?
1.
Шаг 1. Выберите один процесс, который вы хотите улучшить. Не всё сразу. Один.
2.
Шаг 2. Опишите его «как есть». Не «как должно быть по регламенту», а как реально работает.
3.
Шаг 3. Соберите данные. Метрики, временные затраты, количество ошибок, эскалаций.
4.
Шаг 4. Нарисуйте схему процесса. Кто делает, что делает, в какой последовательности, какие есть отклонения.
5.
Шаг 5. Поговорите с участниками процесса. Что их бесит? Где они теряют время? Что они хотели бы изменить?
___
10 ИНСТРУМЕНТОВ ДЛЯ ОПРЕДЕЛЕНИЯ AS IS
1. БЛОК-СХЕМА ПРОЦЕССА
Нарисуйте процесс в виде блок-схемы. Прямоугольники — действия, ромбы — решения, стрелки — переходы.
·
Зачем: увидеть, где лишние шаги, где петли, где тупики.
·
Как: бумага, доска, Miro, любой онлайн-редактор.
_
2. НАБЛЮДЕНИЕ (ГЕМБА)
Пойдите и посмотрите, как работают люди. Не спрашивайте, не оценивайте, просто смотрите.
·
Зачем: увидеть реальность, которую не покажут в отчётах.
·
Как: посидеть рядом с сотрудником 2–3 часа и записывать, что он делает.
_
3. ИНТЕРВЬЮ С УЧАСТНИКАМИ
Поговорите с каждым, кто участвует в процессе. По 15–20 минут.
·
Зачем: услышать их боль, их видение, их идеи.
Вопросы (пример, ниже в памятке 50 вопросов для интервью):
Что вас бесит в этом процессе?
Где вы теряете время?
Что бы вы изменили в первую очередь?
_
4. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТОВ
Соберите все документы, регламенты, инструкции, отчёты, связанные с процессом.
·
Зачем: понять, что написано на бумаге (и сравнить с тем, что происходит на самом деле).
_
5. ХРОНОМЕТРАЖ
Замерьте, сколько времени занимает каждый шаг процесса.
·
Зачем: увидеть, где реальные потери времени.
·
Как: попросите участников записывать время начала и конца каждой операции в течение недели.
_
6. АНАЛИЗ ПОТЕРЬ (Muda)
Посмотрите на процесс через 7 видов потерь:
Перепроизводство (делаем больше, чем нужно)
Ожидание (ждём решения, ответа, доступа)
Лишние перемещения (беготня, переходы, созвоны)
Лишняя обработка (делаем сложнее, чем надо)
Избыточные запасы (информационные, документные)
Дефекты (ошибки и переделки)
Лишние движения (в поисках информации, людей)
Есть еще 8 вид потери – Интеллектуальный капитал. Переквалифицированный персонал выполняет простую работу или недостаточно квалифицированный выполняет супер важную работу.
·
Зачем: увидеть, где процесс теряет эффективность.
_
7. SWOT-АНАЛИЗ ПРОЦЕССА
