Ивентология

«Как работает контент-маркетинг» — бесплатный мастер-класс от Сурового клуба

В прямом эфире разберём: 

— что вообще такое контент-маркетинг, чем он отличается от других «маркетингов», как работает, а как — нет
— разбираемся: может ли контент-маркетинг продавать сразу (да), нужно ли ждать два года (нет), для каких бизнесов подходит (для всех, но по-разному), правда ли, что это просто
— почему именно сегодня надо заниматься контент-маркетингом
— инструменты контент-маркетинга: какие есть, как работают, для каких целей применяются
— КМ-ошибки, которые портят весь результат
— как создать КМ-стратегию для своего бизнеса.

Спикер — Андрей Коновалов, контент-директор, маркетолог, издатель. Шесть лет был директором по контенту Skillbox, отвечал за 85% текстового контента компании (лендинги, рассылки, тексты курсов). Создал Skillbox Media с посещаемостью 7 млн визитов в месяц.

Автор книги «Нужно ли вашему бизнесу бренд-медиа?» — единственного сегодня разбора темы бренд-медиа с точки зрения целей бизнеса.

Встречаемся 6 октября в 12.00.

Чтобы попасть на мастер-класс, подпишитесь на канал «Суровый маркетинг»

В канале выложим ссылку на участие. Запись эфира сделаем, но она будет доступна только для участников Сурового клуба

Те, кто работает в ивентах, продаёт регулярно, не только на сцене: идею приходится продавать на встречах, себя — на нетворкинге, продукт — по телефону и на презентациях. Чаще всего это происходит голосом.

Одна из основных проблем: многие говорят так, будто зачитывают текст с листа: ровно, в лоб, без эмоции. Собеседник вежливо кивает и мысленно хочет, чтобы от него отстали.

Как продавать голосом организатору мероприятий и сделать голос инструментом влияния, на SOLD OUT рассказал Тим Вокс — ex-ведущий прямого эфира Радио Рекорд. Делимся конспектом выступления.

Разберём 7 приёмов:

1. Продавайте нативно, а не в лоб
2. Эмоция важнее тембра
3. Передавайте картинки, а не смысл
4. Работайте с «золотыми» паузами
5. Держите вектор диалога
6. Поставьте голос на опору и научитесь его окрашивать
7. Используйте приём радиоведущих: один говорит, другой реагирует.

Подробнее каждый приём разбираем в статье.

В конце материала пройдёмся по ошибкам, которые мешают продавать голосом

Как оформить программу делового мероприятия и как сделать так, чтобы огромная таблица с оказалась в руках у каждого участника и принесла реальную пользу, рассказывает ивент-менеджер Арина Скомороха.

1. Оцените объем программы мероприятия

Для большинства камерных событий наиболее удачным вариантом будет размещение программы в блокноте, если он предусмотрен. У участников не будет риска её выронить, а листы с уже прошедшими докладами можно легко убрать.

Но когда дело касается 14 потоков, как у нас бывает на «Суровом Питерском форуме», в ход идет тяжёлая артиллерия — программный буклет (в нашем случае формата А3, евро два фальца, глянцевая бумага 170 г/м²). Такой формат позволяет уместить всю необходимую информацию в наиболее читаемом виде, его удобно носить с собой, и он бюджетный в изготовлении.

2. Определите удобную форму подачи информации о докладах

В нашем случае самым удобным вариантом стала таблица, где по горизонтали обозначены образовательные потоки, а по вертикали — временные слоты. В таком варианте лучше всего просматриваются все доклады одного часа, и участникам легче выбрать тот, который они посетят офлайн. Ещё в этом формате удобно просматриваются перерывы между докладами, церемонии открытия и закрытия.

3. Соберите важную информацию, которая должна быть в быстром доступе

У любого буклета, даже с самой объемной программной частью, мы делаем титульный лист. Помимо красивого оформления программы делового мероприятия, на нём можно разместить схему площадки события, QR-коды на сайт/приложение, информацию о WI-Fi и не только. Все, что делает нахождение участника на событии более комфортным, должно быть под рукой.

На конференциях «Белая конфа» и «Питерский промпт», где количество потоков около 4-6, помимо привычных спикеров с темами, мы размещали тезисы к докладам. Это нововведение сократило путь принятия решения участника при выборе доклада в одном временном слоте, а мы получили благодарности и только положительные отзывы.

4. Закладывайте оптимальное время на правки и форс-мажоры

Из-за особенностей изготовления, программные буклеты уходят в печать за 7-10 дней до события, в зависимости от сезонной загрузки типографии. К этому времени макет должен быть полностью актуальным и готовым. Но до этого:

— утверждаются названия потоков и временные слоты
— собираются все спикеры
— вычитывается полностью вся сетка на предмет ошибок
— актуализируются данные с учётом всех изменений
— макет находится в работе у дизайнера.

Все эти пункты сопровождаются регулярными изменениями. Форс-мажоры случаются, но в наших силах оптимизировать все сроки таким образом, чтобы отправить программный буклет в печать как можно ближе к событию. Так он будет наиболее актуальным и полезным для участников. Строгие дедлайны на всех этапах — наше всё.

5. Обязательно печатайте сигнальные образцы программных буклетов

Мы отрабатывали этот пункт на практике, и сделать программу полностью читаемой нам удалось не с первого раза. Текст, который на экране выглядит идеально, в печатной версии может быть слишком мелким. Учитывайте этот момент, при необходимости увеличивайте размеры буклета или делайте адаптивный шрифт — и обязательно проверяйте всё на печатной версии.

6. Адаптируйте программу на другие носители

Программа, как ключевой элемент делового события, всегда должна быть под рукой. Помимо буклета, можно разместить программу на баннерах в проходных местах, на плакатах у каждого зала, на экранах, если это позволяет площадка.

Не забывайте про электронные ресурсы — размещайте актуальную программу мероприятия на сайте, в приложении, в боте, и уведомляйте обо всех изменениях в каналах и чатах события. Так, при невозможности быстро внести изменения в печатные материалы, вы сможете оперативно оповестить участников об актуальном расписании.

(с) Арина Скомороха, команда Ивентологии

В прошлых постах мы уже поговорили о том, с чего начать подготовку деловой встречи и как составить план. А сейчас поговорим о вопросах, которые лучше заранее подготовить, чтобы встреча прошла как надо.

Вопросы стоит готовить под конкретную задачу встречи, а не в общем виде.

Для первой встречи с партнёром:

— какие задачи сейчас стоят перед компанией
— какой результат партнёр ожидает от сотрудничества
— кто принимает решение
— какие ограничения нужно учесть.

Для обсуждения проекта:

— что входит в объём работ
— какие сроки считают реалистичными
— кто отвечает за каждый участок
— как стороны будут согласовывать изменения.

Для завершения встречи:

— о чём договорились
— кто и что делает дальше
— к какому сроку
— когда стороны сверят результат.

Последнюю группу вопросов часто пропускают, хотя именно она переводит разговор в конкретные задачи с датами и ответственными.

Все вопросы можно разделить на три группы:

— обязательные — без ответа на них встреча не даст результата
— уточняющие — помогают разобраться в деталях
— запасные — пригодятся, если останется время.

Заранее проверьте, не понадобится ли для отдельных вопросов юрист, финансист, технический специалист или руководитель. Иначе обсуждение упрётся в сплошные уточнения, а решение снова отложат.

Сохраняйте пост и используйте в своих ивентах. А если скоро предстоит деловая встреча, то прямо сейчас подумайте над вопросами, на которые важно получить ответы 😉

⚡️ Соберите клиентов в одном месте — на Суровом

Когда вы последний раз провели целый день с ключевым клиентом — не на созвоне, а лицом к лицу?

Зачем? Привлечение новых клиентов становится дороже, поэтому отношения с теми, кто уже вам доверяет, сегодня особенно ценны.

Клиентский день — это шанс собрать ключевых клиентов и партнёров в одном месте и провести с ними несколько часов живого общения: узнать их текущие задачи, познакомить с командой, найти новые точки для сотрудничества. В B2B это ещё одна точка контакта с теми, кто уже знает вас и ваш продукт.

Этой осенью такой день можно провести на «Суровом Питерском форуме».

Вы приглашаете клиентов и партнёров от имени своей компании, а мы собираем для них программу: подбираем доклады, определяем точку встречи, планируем время для общения и при необходимости добавляем отдельную активность.

Например, агентство приглашает на Суровый 15 ключевых клиентов. Утром — общая точка сбора и выбранные доклады, в перерыве — обед и общение с командой агентства, во второй половине дня — отдельная встреча по задачам клиентов или просто продолжение общения.

В итоге — целый день рядом с людьми, с которыми обычно контакт ограничивается созвонами и перепиской.

Кому подойдёт клиентский день

Компаниям, у которых есть клиенты или партнёры и задача развивать отношения с ними:

— укрепить доверие и повысить лояльность
— познакомиться лично с теми, с кем чаще общаетесь онлайн
— обсудить новые задачи и возможности сотрудничества
— познакомить клиентов со своей командой
— собрать вокруг компании профессиональное сообщество
— дать клиентам дополнительную ценность.

Например: онлайн-школа приглашает учеников или участников клуба, агентство — ключевых клиентов, франшиза — франчайзи, B2B-сервис — крупных заказчиков и партнёров.

Каким может быть ваш клиентский день

Формат собирается под задачи компании. В него можно включить:

— билеты на Суровый для ваших гостей
— собственную точку встречи
— подбор докладов и маршрут по форуму
— время для кофе или совместного обеда
— брендирование
— отдельную встречу или активность для вашей группы.

Для гостей это приглашение на большой профессиональный форум с докладами и новыми знакомствами. Для компании — возможность провести несколько часов рядом с ключевыми клиентами: узнать, что у них сейчас происходит, познакомить с командой, обсудить проекты и понять, где вы можете быть друг другу полезны.

Площадка, доклады и программа форума уже готовы — мы поможем собрать из возможностей Сурового сценарий именно для вас.

Хотите провести свой клиентский день на Суровом?

Напишите нам на почту info@smmconfa.ru письмо с темой «КЛИЕНТСКИЙ ДЕНЬ» и укажите примерное количество гостей. Уточним вашу задачу и предложим несколько вариантов сценария 🙂

Ранее я рассказал, как собрать актуальную и полезную обратную связь, ниже поделюсь неэффективной и эффективной практикой собирать идеи, которые рождают мелкие улучшение, или даже новые форматы и сервисы.

Идеи могут прийти из обратной связи, если ее нормально собирать и обрабатывать, но многое видно именно в моменте членам вашей команды и волонтерам. В моей практике идеи от волонтеров — самый эффективный источник из-за высокого вовлечения и количества.

Для сбора идей я делал отдельный чат с волонтерами и отдельную яндекс-форму, это работает плохо. Соответствующее поле в обратной связи для волонтеров есть, но идеи к тому времени забываются. Высказанные в моменте идеи вам или штабисту тоже забываются, потому что их лень/нет времени фиксировать.

Лучше всего сработал простой хештег #идея, с которым в любой момент можно писать свои мысли в чат волонтеров. Так можно собрать очень много мелких деталей, а позже посмотреть их по хештегу. Регулярно пополняется банк идей и сервисов руками волонтеров — от дополнительных удлинителей для зарядки телефонов на регистрации, скриптов на инфостойку и матирующих салфеток в спикерскую до правок в правила чата форума, формата игропрактик на нетворкинг и услуги «психолог для спикеров» для проработки страха публичных выступлений.

Всё это идеи волонтеров, ваша задача лишь понизить порог сложности донести до вас эту идею

(с) Иван Кожухов, команда Ивентологии

Форум идёт 2 дня, а контент для него мы готовим несколько месяцев: отбираем темы и спикеров, работаем с методистами над выступлениями, выстраиваем программу. Поэтому нам всегда хочется, чтобы сильные доклады продолжали работать и после того, как на площадке выключили свет.

Раньше записи SOLD OUT можно было купить только целиком — и эта возможность по-прежнему есть: берёте полный комплект и пересматриваете доклады форума в своём темпе.

Но у большинства людей есть конкретная задача, которую можно решить, посмотрев всего пару докладов. Кому-то нужно собрать сильную программу конференции. Кому-то — увеличить продажи билетов через e-mail. Кому-то — разобраться с Яндекс Директом. Покупать ради одной темы весь комплект не всегда логично.

Поэтому в этом году мы протестировали гипотезу: сделали витрину отдельных докладов SOLD OUT. Выбираете тему — покупаете только эту запись. 

Результат уже есть: отдельно купили 64 доклада.

Вот что берут чаще всего:

— Анастасия Блюмина — Как собрать идеальную программу: «упаковка» темы, привлечение и брифинг спикеров, драматургия трека. Для тех, кто отвечает за программу конференции и хочет собрать её без провисаний

— Анастасия Дарер — Билетная касса в вашей базе: email как источник предсказуемых продаж без роста рекламных бюджетов. Для тех, кто устал сливать деньги на рекламу и хочет использовать то, что уже есть под рукой

— Виктория Сураева — Как выжать максимум из Яндекс Директа: пошаговая система выстраивания рекламных кампаний для конференций и форумов. Для тех, кто настраивает рекламу сам или хочет контролировать подрядчика

— Валерий Кудашов — Праздник современной России. Специфика режиссуры городских событий: приёмы и примеры. Для тех, кто делает крупные городские мероприятия и ищет свежие режиссёрские решения.

Так что теперь есть два варианта на выбор: забрать SOLD OUT целиком или собрать свой мини-SOLD OUT из докладов, которые нужны именно вам.

➡️ Выбрать свой доклад

Участники не обязаны рассказывать вам в обратной связи, как улучшить ваше событие. Как тогда собрать обратную связь, которая может улучшить вам событие?

Гонка качества идет не только на поле смыслов, но и на поле сервиса и мелочей. Проблема в том, что мелочи видно только во время события, а у вас одна пара глаз.

Самые заинтересованные — это команда организаторов и волонтеры. И вопрос, как максимально эффективно использовать волонтеров на площадке делового события, чтобы собрать новые идеи и актуальную обратную связь. Вот чек-лист, как устроена работа с ОС у нас в Ивентологии и на других моих проектах.

Сбор отзывов в чате:

— онлайн-волонтёры модерируют чат до и после форума и фиксируют любую обратную связь
— записывать не только отзыв, но и автора. Если отзыв хороший, потом спросите разрешение на публикацию на сайте
— если в отзыве упомянут спикер или партнер, фиксируйте для составления картины о его эффективности.

Сбор отзывов офлайн:

— волонтер в спикерской спрашивает, как прошло выступление
— регистрация для участников = инфостойка. Записывайте входящие вопросы, найдете повторяющиеся, соберете пожелания
— после выступления модератор выводит на экран qr-код на выступление конкретного спикера, а не на все мероприятие целиком
— если вам есть что дать участникам за заполнение обратной связи (промокод, доступ к эфиру, мерч или т.п.), дайте
— волонтер в зале записывает проблемы звука, техники, вентиляции, презентаций и т.п.
— дайте право волонтерам навигации адаптировать и дополнять навигацию в моменте, если кто-то стабильно идет не туда
— отпустите кого-то из команды пообщаться на кофе-брейке.

Эффективная форма ОС от участников

— содержит минимум обязательных вопросов (и вообще минимум вопросов — город, пол, возраст часто не важны)
— напоминает участникам, что вообще было (открытие, вечеринка, закрытие, нетворкинг-столы и т.п.). Не обязательно грузить форму полем под каждое подсобытие, но в комментарии нужно напомнить. Можно даже фотки с мероприятия добавить.
— в течение форума сегментирует событие: не спрашивайте про то, чего еще не было. Хороший вариант qr-код на конкретного спикера после его выступления или на вечеринку, блок мастер-классов и т.п.
— дает взамен как минимум спасибо текстом, но лучше какой-то мини-презент
— не душнит и не имеет 10-бальную шкалу оценки. 5-бальной всем пользоваться приятнее, а информативность та же.

И главный совет: читайте обратную связь и ставьте задачи по итогам разбора, а не просто принимайте к сведению.

А еще разделяйте статистические выбросы и не подрывайтесь исправлять единичные комментарии, если сами не согласились с ними или не проверили гипотезу.

Всем высокого сервиса!

В следующем посте расскажу, как собирать идеи и делать из них приятности или полезности.

(с) Иван Кожухов, команда Ивентологии

В прошлом посте мы уже обсудили, с чего начать подготовку деловой встречи. Сегодня составляем план и программу. Программа помогает удержать разговор в рамках и оставить время на решения. Повестка отвечает на вопрос «о чём говорим», программа — «в каком порядке и сколько времени отводим на каждый пункт».

Сначала выпишите вопросы, которые нужно обсудить, затем расставьте их по порядку. Начните с короткого знакомства и вводных, после этого переходите к основным темам, а завершайте встречу решениями и следующими шагами. Самые спорные вопросы не стоит оставлять на последние десять минут.

Для каждого пункта укажите:

— сколько времени он займёт
— кто открывает вопрос
— какие материалы понадобятся
— какое решение нужно получить.

Пример программы на 60 минут:

— приветствие и представление участников — 5 минут
— обозначение цели — 5 минут
— презентация или вводная часть — 10 минут
— обсуждение основных вопросов — 25 минут
— согласование решений — 10 минут
— фиксация следующих шагов — 5 минут.

Такая раскладка не даёт «обсуждению основных вопросов» занять все 60 минут — именно это чаще всего и происходит без программы. Если участники должны заранее посмотреть презентацию, договор или расчёты, отправьте материалы вместе с программой. Иначе часть встречи уйдёт на чтение документов прямо за столом

Допустим, вам нужно назначить деловую встречу, чтобы познакомиться с потенциальным партнёром, обсудить условия сотрудничества, представить проект или согласовать договор. Чтобы всё прошло хорошо, важно подготовиться.

Частая ошибка — сразу бронировать переговорную. Сначала нужно понять, какое решение участники должны принять к концу встречи. После этого зафиксируйте:

— результат встречи
— состав участников
— формат: очный, онлайн или гибридный
— дату и продолжительность
— ответственных за проведение.

Приглашайте тех, кто принимает решения, владеет нужной информацией, отвечает за дальнейшую работу или представляет позицию одной из сторон. Если человек нужен только для одного вопроса, его можно подключить к соответствующей части встречи.

Продолжительность лучше рассчитывать по программе. Учтите время на знакомство, основное обсуждение, вопросы и фиксацию договорённостей. Дополнительно заложите 10–15 минут запаса.

Заранее назначьте ведущего, человека, который следит за временем и записывает решения, а также ответственных за гостей и технику. В небольшой встрече один сотрудник может совмещать несколько ролей.

Формулировка «обсудить сотрудничество» не задаёт понятного результата. «Согласовать сроки поставки на второй квартал» сразу определяет состав участников, программу и ход разговора.

Это базовый план на проведение любой деловой встречи. Конечно, ещё нужно составить программу встречи, написать вопросы, подготовить площадку. Но об этом поговорим в следующий раз 😉

За 11 лет запусков конференций и форумов мы хорошо узнали все страхи партнёров:

1. Нас не заметят среди других партнёров

Заметность даёт продуманная интеграция под задачу партнёра. Если понадобится помощь, можем проконсультировать и поделиться опытом, как стать заметнее на площадке.

2. Люди возьмут мерч, но не запомнят компанию

Мерч без повода не работает — нужно разработать механики, ради которых к стенду подходят и разговаривают, а не просто берут ручку и уходят. Мы подскажем, что работает лучше.

3. Контактов будет много, но они окажутся нецелевыми

Мы хорошо знаем аудиторию Сурового. На первом этапе заявки мы всегда подскажем, придут ли к вам те, кому вы действительно нужны.

4. Мы потратим бюджет, но не поймём результат

По завершении форума каждому партнёру предоставляем отчёт. Поэтому вы сможете посчитать результат и понять, насколько было выгодно сотрудничество.

5. На стенд никто не подойдёт

Трафик к стенду — наша ответственность: программа и анонсы выстроены так, чтобы у партнёрской зоны было постоянное движение. А ещё поможем с застройкой стенда — нам самим важно, чтобы партнёрская зона была красивой и полезной для участников.

6. Мы не успеем подготовить сильную механику

Поможем консультацией — за 11 лет накопили десятки форматов, которые уже сработали у партнёров.

7. Участие не повлияет на продажи в ближайшие месяцы

Форум — это начало отношений, а не разовый контакт: важно поддерживать связь с аудиторией и после форума. Тогда люди вас не забудут и часть из них смогут стать вашими клиентами.

Кроме страхов мы сформулировали универсальное пожелание партнёра:

Хотим за два дня познакомиться с нужными людьми, показать, в чём мы сильны, собрать контакты — и чтобы после форума о нас вспоминали, когда понадобится подрядчик.

☝ Это не абстрактная цель, а реальный результат, который мы умеем обеспечивать. У нас есть аудитория, программа, команда и 11 лет практики. Партнёру остаётся сосредоточиться на одном: как ярко показать себя.

Кому точно подходит партнёрство с Суровым?

Digital-агентствам, продакшенам, разработчикам сайтов, интеграторам, консалтингу, HR-агентствам, подрядчикам по рекламе, SEO, брендингу, видео, аналитике.

Что за форум и когда?

📍 24–25 октября в Санкт-Петербурге пройдёт «Суровый Питерский Форум» — ключевое событие в мире маркетинга в России и СНГ. Ждём 3000+ участников, в прошлом году с нами работало 35+ партнёров.

Как стать партнёром?

Напишите нам — расскажем о форматах участия и поможем подобрать пакет под ваши задачи ➡️ smmconfa.ru/partners/

Бейдж – неотъемлемая часть любого события. Компании на рынке полиграфии предлагают множество форм, материалов и дизайнов для бейджей. И это может стать конкурентным преимуществом вашего события. Но что учитывать при подготовке таких материалов? Пойдем по порядку.

1. Определите, какую цель несёт бейдж

Конечно, первостепенная задача у любого бейджа вне зависимости от ивента – это идентификация участника. Но, если на одних ивентах достаточно только имени и фамилии, то на других большую роль играют категории доступа участников. На наших конференциях это, обычно, участники (с обозначением дополнительных опций в виде обедов, вечеринки и пр.), спикеры, партнёры, команда и организаторы. Когда каждая категория бейджей имеет свой цвет – нужного человека будет гораздо легче выцепить из толпы. А если на вашем событии есть категории доступа в те или иные залы, проверка на входе по цвету бейджа будет наиболее оперативной.

2. Продумайте момент с персонализацией бейджа

Регистрация с моментальной печатью наклеек – лучшее, что можно было придумать для ускорения процесса выдачи бейджей на крупных событиях. Но если у вас камерный формат, и вы заранее знаете данные участников для персонализации – подготовьте бейджи по предпечати. Это один из элементов заботы, который считывается мгновенно. По такой схеме мы регулярно делаем бейджи для наших спикеров, а иногда – еще и с фото!

Ключевой момент в персонализации – Имя и Фамилия участника. Если событие предполагает нетворкинг, вам точно нужно сделать Имя и Фамилию самой крупной информацией, которую можно будет увидеть издалека. Маленький шаг во имя больших знакомств!

3. Учитывайте согласованность всех элементов бейджа

Достаточно простой пункт, но часто встречающийся на разных событиях: дизайн в одном стиле (цветах, шрифтах, элементах), а персонализированная наклейка живёт сама по себе, не адаптировавшись к контексту. В наших реалиях наиболее удачное решение – заранее подготовленное поле под наклейку на «болванке», прозрачная наклейка, контрастный текст, фирменный шрифт и адаптивный кегль, который подстраивается под количество символов. При учёте всех этих вводных такой бейдж едва можно отличить от преднапечатанного (только если присмотреться).

4. Определитесь с материалами и подрядчиком по изготовлению

Видов бейджей действительно много: картонные с усиленной ламинацией, прозрачные из ПВХ, нагрудные на магните и другие. Одни из самых надежных и привычных – пластиковые: яркая и ровная печать, устойчивость к долгой носке и бюджетное изготовление.
Но если вы готовы к необычным решениям, то любой бейдж можно кастомизировать с помощью лакирования, сделать его тактильно приятным, или вообще вшить в него NFC-метку, сделав еще более функциональным для обмена контактами, например.

В качестве наиболее экологичного варианта – используйте картонные бейджи в прозрачных кармашках. Такие проще утилизировать после события, а кармашки – использовать повторно.

5. Не забывайте про ланъярды

Разнообразие ланъярдов на рынке так же велико. Ключевая деталь, которая может вызвать проблемы – крепление и длина ланъярда. Обязательно согласуйте отверстие с креплением на этапе изготовления, чтобы избежать переворотов бейджа, или того хуже – что ланъярд не прикрепится вовсе. А для регулировки длины достаточно выбирать модели с ретрактором.

Так же не стоит забывать, что ланъярд, как и бейдж, отличный носитель рекламной информации. Смело вшивайте в них партнёрские логотипы, используйте для деления людей на категории нетворкинга, или просто делайте чуть более универсальными: на одной из конференций мы сделали ланъярды двухсторонними, где одна сторона была в «темной теме», а другая в «светлой». Так его можно было удачно адаптировать под свой образ.

Бейдж – такая небольшая, но такая важная деталь события. И всего пару часов на продумывание всех мелочей перед постановкой ТЗ на изготовление сэкономит вам время, нервы и избавит от возможных неприятностей!

(с) Арина Скомороха, команда Ивентологии

🔥 Делимся полезным подкастом про онлайн в ивентах

На многих мероприятиях онлайн до сих пор существует по принципу «ну, все делают, надо и нам снимать». Если задумывались, как это можно превратить в отдельную статью дохода, посмотрите подскаст, который мы подготовили. Там организатор впервые открыто разбирает экономику онлайна на своих мероприятиях — с цифрами и примерами.

Алексей Никушин (Матемаркетинг, AHA) раскладывает по полочкам:

— сколько реально стоит продакшн трансляции
— по какой логике формировать цену на онлайн-доступ
— как устроены корпоративные пакеты на 500+ доступов и почему на них можно давать скидку 98%
— какие технические решения защищают от шеринга учётных записей
— кейс: как за 5 дней прямого эфира в 2020 году продали онлайн-доступов на 9 млн ₽

Полезно всем, кто делает конференции и деловые события, особенно если ваш онлайн пока не приносит доход.

Смотреть ⬇️

YouTube
VK Видео
Telegram

Городская ярмарка — полноценный продюсерский проект: с согласованиями, требованиями администрации и управлением площадкой в день события. Разбираем, как это устроено.

С чего начинается организация

1. Концепция. Ярмарка без идеи превращается в хаотичный рынок. Концепция отвечает на три вопроса: что продаётся, кто покупает, зачем люди приходят именно сюда.

2. Выбор формата. Ярмарки могут быть:

— ремесленные: керамика, текстиль, украшения ручной работы
— фермерские: локальные продукты
— фестивальные: торговля вместе с программой.

3. Определение аудитории:

— молодая городская аудитория охотнее приходит в выходные во второй половине дня
— семьи с детьми — утром в воскресенье
— офисная аудитория — в будни днём.

Порядок подготовки:

— концепция
— площадка
— согласования
— участники
— инфраструктура
— продвижение
— день события.

На первую ярмарку закладывайте 2-3 месяца. Согласования занимают от двух недель до месяца, поиск участников — ещё около месяца.

Команда небольшой ярмарки на 20-30 участников обычно выглядит так: организатор координирует весь процесс, отдельный человек взаимодействует с участниками, технический координатор занимается монтажом и оборудованием, помощник в день события работает с людьми.

Разрешения

Правовая база: 381-ФЗ о торговой деятельности, 131-ФЗ о местном самоуправлении, СанПиН для розницы и общепита на временных площадках. Конкретные правила устанавливают регионы и они сильно различаются.

Стандартный пакет документов:

— заявление
— схема размещения торговых мест
— данные об организаторе
— сроки и время
— число участников.

В зависимости от формата события могут понадобиться дополнительные согласования в Роспотребнадзоре, ГИБДД, МЧС, управляющей компании.

Подавать документы нужно за 30-45 дней.

Муниципальные ярмарки

Это события, которые организует администрация или при её участии: ярмарки выходного дня, новогодние базары. Частный организатор может стать оператором, когда администрация передаёт ему организацию мероприятия, или просто арендовать место как участник.

Здесь обязательны: статус ИП или юрлица, оформление документов на продукцию, кассовое оборудование. Зато администрация обеспечивает площадку, электричество и уборку территории. Организатор-оператор отвечает только за наполнение ярмарки, отбор участников и продвижение.

Площадка и потоки

Схема размещения — обязательный документ. Схема фиксирует:

— входную группу
— расположение торговых мест с нумерацией
— пожарные проходы (минимум 2 метра между рядами)
— зону для мусора
— место для организаторов
— парковку или точку разгрузки для участников.

Для аудитории от 500 человек нужны раздельные вход и выход, иначе зона прохода не выдерживает нагрузку.

Организация продаж

Открытая регистрация — гарантированный путь к тому, что места займут перекупщики с массовым товаром, и концепция размоется. Стоит запрашивать фото продукции, ассортимент, ценовой диапазон и отсеивать несоответствующих ещё до оплаты.

Оформление торговых мест тоже влияет на восприятие ярмарки: единая высота прилавков, ограничения на агрессивные ПВХ-баннеры, требования к оформлению стендов.

День события

Монтаж начинается за несколько часов до открытия: для небольших ярмарок — минимум за 2-3 часа, для крупных — за день. Заезд участников выстраивают по графику со слотами 15-20 минут, чтобы не создавать пробку на въезде.

Координатор дня — обязательная роль. Он решает проблемы: участник не нашёл место, сломался генератор, начался дождь. Форс-мажоры возникают регулярно, под каждый нужен готовый сценарий заранее.

Продвижение

Сильнее всего работают три канала: районные паблики и телеграм-каналы, партнёрства с кофейнями и магазинами рядом с площадкой, и сами участники. Если каждый из 20 участников публикует анонс у себя — суммарный охват легко обходит возможности организаторских каналов. Но важно заранее подготовить материалы для публикации и поставить дедлайны.

Сохраняйте пост и применяйте в своих ивентах 😉

Иван Кожухов организует форумы Ивентологии, Международный фестиваль «Наука 0+» и тренинги Высшей Школы Бизнеса МГУ им. М.В. Ломоносова. На форуме SOLD OUT он рассказал, где искать волонтёров для событий, что им предлагать и как превратить волонтёрскую команду в полноценный сервис для участников.

Делимся статьёй на основе выступления эксперта. Читайте в блоге

Что интересного в статье:

— Волонтёры для деловых мероприятий не экономят вам бюджет
— Где искать волонтёров для деловых мероприятий
— Игра «Слабое звено»: как понять, кому из волонтёров какую задачу дать
— Гигиенический чек-лист: что подготовить до выхода волонтёров на площадку
— Нематериальная мотивация на короткой дистанции
— Что сделать на ближайшем проекте и многое другое.

🌅 Закат, отражения, ощущение отпуска — площадка у воды продаёт себя сама. Но важно всё проверить ещё до первого посетителя. Вот 10 пунктов, которые снимают большинство рисков.

1. Приезжайте на площадку в то же время суток, когда пройдёт событие

Днём всё красиво, а проблемы всплывают вечером: темнеет, меняется ветер, пропадают из виду ступени и бортики. Пройдите путь гостя после заката без фонарика, если самому хочется подсветить дорогу, гостям будет так же неудобно.

2. Пройдите весь путь гостя до красивого вида

Вид может быть идеальным, а дорога к нему через парковку, гравий и мокрый настил. Пройдите маршрут в гостевой обуви с занятыми руками: от входа до welcome, воды, туалета и обратно. Отдельно проверьте путь подрядчиков, может быть опасно ходить с коробками по узкой лестнице.

3. Сразу найдите места, где гость может подойти слишком близко к воде

Край пирса и низкий бортик — лучшие точки для фото и самые опасные места одновременно. Пройдите площадку как гость с бокалом и телефоном и по каждой точке решите: осветить место, поставить ограждение или сотрудника, или вообще закрыть проход на вечер.

4. Не ставьте бар, фотозону и лучший вид в одно место

Видовая зона и так соберёт толпу, не добавляйте туда очередь за напитками и лаундж. Бар и курилку лучше разведите в стороны.

5. Проверяйте ветер

Ветер поднимает скатерти, гасит свечи, роняет декор и уносит звук в сторону. Уточните у площадки, откуда обычно дует вечером, и закрепите всё, что может упасть или захлопать.

6. Планируйте вечернее похолодание, даже если днём жарко

После заката берег быстро остывает. Пледы, тепловые пушки и тёплая зона для welcome и ожидания трансфера спасут программу. И не забудьте про команду, которая работает у воды дольше гостей.

7. Проверьте, как техника переживёт влагу, брызги и гостей

Кабели, розетки и генератор у воды — зона риска. Продумайте, где встанет генератор, чтобы не гудел рядом с церемонией, и хватит ли рабочего света на ступенях и спусках.

8. Заранее решите, кто следит за гостями с алкоголем рядом с водой

После пары бокалов гости идут на пирс и садятся на бортики. Нужны понятные маршруты, свет и сотрудник, который мягко возвращает гостей в безопасную зону — особенно после финала вечера.

9. Проверьте запахи, насекомых и состояние воды

Днём на осмотре тихо, а к ужину появляются комары, запах тины и мусор у берега. Спросите площадку, что бывает в сезон, и при необходимости сдвиньте столы на пару метров от кромки воды.

10. Спросите площадку, что у них уже шло не так

Главный вопрос осмотра: что уже срывало тайминг и раздражало гостей. Спрашивайте не только менеджера по продажам, но и охрану, и банкетного менеджера — они видят реальную работу, а не презентацию.

Сохраняйте советы и применяйте в своих ивентах 😉

1. Городская ЗОЖ-прогулка

Подойдёт тем, кто хочет провести мероприятие про здоровье без сложной спортивной нагрузки. Её можно организовать для жителей района, сотрудников компании, семей с детьми, участников городского фестиваля, гостей санатория, отеля или туристического проекта.

Маршрут лучше делать коротким: 40–60 минут, с несколькими остановками. На каждой точке участники получают одно действие, которое легко повторить после мероприятия.

2. День здоровья в офисе или городском пространстве

День здоровья можно провести для сотрудников компании, жителей района, посетителей торгового центра, участников городского форума, гостей фестиваля или клиентов фитнес-студии. Лучше всего он работает там, где люди уже готовы задержаться на площадке хотя бы на 30–40 минут и пройти несколько коротких активностей.

День здоровья лучше собирать из нескольких небольших зон. Главное — не ставить гостя перед длинной обязательной программой. Человек должен сам выбрать, куда пойти: быстро проверить давление, остаться на лекцию, попробовать тренировку или просто забрать чек-лист с упражнениями для спины.

3. Открытая тренировка

Открытую тренировку можно провести для жителей города, сотрудников компании, гостей фестиваля, участников корпоративного дня, клиентов торгового центра или посетителей парка. Хорошо работают направления с низким порогом входа: йога, пилатес, растяжка, суставная гимнастика, скандинавская ходьба, танцевальная разминка, лёгкая функциональная тренировка без сложного инвентаря.

Тренировку лучше делать короткой: 30–45 минут. Гостю не должно казаться, что он попал на занятие для подготовленных спортсменов. Упражнения должны подходить людям с разным уровнем подготовки, а тренер — заранее проговорить простые варианты: как выполнить движение легче, где снизить темп, когда остановиться.

4. Лекторий о здоровье с короткой практикой

Лекторий можно провести для сотрудников компании, жителей района, родителей, студентов, участников форума, гостей городского фестиваля или посетителей торгового центра. Лучше брать темы, которые человек узнаёт в своей жизни: сон, стресс, питание в рабочем графике, боли в спине, усталость от экрана, движение в течение дня, восстановление после нагрузки.

Выступления лучше делать короткими — по 20–30 минут. Одна лекция должна закрывать одну прикладную тему.

5. ЗОЖ-маркет

Можно провести в парке, торговом центре, креативном пространстве, на городском фестивале, в жилом комплексе, отеле или бизнес-центре. Он подходит для аудитории, которая любит пробовать новое без длинной программы: пройтись по стендам, купить полезные продукты, поговорить с экспертами, забрать пробники и выбрать активность по настроению.

Маркет лучше объединить одной темой, чтобы он не выглядел случайной ярмаркой.

К торговым стендам стоит добавить небольшую программу: дегустации, мини-лекции, мастер-классы, тестирование товаров, консультации, розыгрыши, короткие тренировки. Тогда гости не просто проходят мимо столов, а задерживаются на площадке и включаются в событие.

Сохраняйте пост себе и используйте в ивентах 😉

На практике всё вполне тривиально. Продвигать любое событие в соцсетях — это генерить максимальное количество контента на всех площадках в единицу времени. Вот какие рутинные задачи я ежедневно делегирую нейросети как SMM-специалист:

Блок — работа с текстом

1. Ассистенты-копирайтеры
В ChatGPT у меня создан ассистент под каждое событие.
В него загружены редполитика, описание ЦА и максимально полная информация о событии. Когда нужен пост, я одним предложением накидываю смысл и пару ключевых тезисов и получаю текст, который на 90% уже в нужном tone of voice. Для ивента, где выходят десятки информационных постов, это просто спасение.

2. Отдельный ассистент под однотипный контент.
У нас это посты о спикерах. Под эту рубрику сделан свой ассистент: в него сразу зашита структура — с чего начать, в каком порядке подавать информацию. Я докидываю информацию, которую прислал спикер, получаю готовый пост, проверяю и отправляю в публикацию. Представьте объём работы на 170 спикеров вручную — а так он реально автоматизируется.

3. Прожариваю анонсы и прогревы
Пишу текст, потом закидываю его нейросети и прошу прожарить хорошенечко: цепляет ли начало, убедителен ли призыв, не разваливается ли структура. Для промо это критично — на анонсе у тебя есть пара секунд, чтобы зацепить. Вношу правки, могу прогнать раз-два-три, пока не понравится.

Блок — аналитика и мозговой штурм.

4. Допиливаю идеи
С нуля идею прошу придумать редко, потому что это почти всегда будет вода. Но если своя идея уже есть, а я не понимаю, в каком формате её лучше реализовать или как адаптировать под соцсети, прошу покрутить под разными углами.
То же с отзывами: есть отзыв — прошу показать, как его можно раскрыть в контенте. Чем мне нравится ИИ: он смотрит на задачу с неожиданных углов и раскручивает один и тот же текст совершенно по-разному.

Блок — визуал

5. Генерирую картинки и видеовставки
Для картинок использую ChatGPT или NanoBanana.
В Kling создаю небольшие видеовставки для монтажа (В-roll). Это делается быстро и хорошо оживляет формат «говорящей головы». Сейчас хочу подключить к ChatGPT приложение Canva. Можно будет разбирать понравившиеся референсы на слои и формировать на их основе карусели со своим дизайном.

6. Нарезаю записи прошлогодних выступлений на короткие вертикальные ролики
Это удобно делать с помощью Vizard: на выходе получаешь 10—12 неплохих по материалу роликов, которые остаётся лишь немного «причесать».

Это та база, что работает у меня ежедневно. Сверху — всякое разовое: презентации, концепции сторителлинга...

Конечно, нейросети для меня — это не волшебная история, где я нажимаю одну кнопку и иду пить чай. Но это очень сильный помощник, который берёт на себя рутину и позволяет тратить меньше времени на механическую работу. Благодаря чему любое мероприятие только выигрывает 🖤.

(с) Ольга Карпинская, команда Ивентологии

Меню для мероприятия нельзя нормально собрать по одной вводной «у нас 150 гостей и летняя площадка». Для кейтеринга этого мало. Подрядчик может предложить красивый набор блюд, но на площадке окажется, что горячее некуда доготавливать, воду поставили слишком далеко от сцены, а фуршетная линия не справляется с потоком после деловой программы.

Перед расчётом меню организатору стоит передать кейтерингу несколько вводных:

1. Формат мероприятия
2. Количество гостей и состав аудитории
3. Длительность и тайминг программы
4. Площадка и технические условия
5. Сценарий движения гостей
6. Погода и запасной план.

Также важно заранее продумать формат питания. Это зависит от того, как гости будут двигаться по площадке и сколько времени у них есть на еду.

— Летний фуршет подходит для мероприятий, где гости общаются, перемещаются между зонами и не сидят весь вечер за столами.

— Летний банкет подходит там, где важны посадка, сервис и более спокойный темп.

— Фуд-станции помогают распределить гостей по площадке. Вместо одной длинной линии можно развести потоки: отдельно поставить напитки, закуски, горячее, десерты, кофе.

— Ланч-боксы подходят для выездных программ, экскурсий, образовательных мероприятий, спортивных активностей и событий, где нет времени на полноценную подачу.

Какие блюда удобнее для летнего мероприятия

Лучше выбирать позиции, которые легко подать, быстро обновить и удобно съесть без сложного сервиса. При согласовании меню с кейтерингом стоит смотреть на несколько критериев.

— Порционная подача

Для фуршета, корпоратива на природе, фестиваля или делового события на открытой площадке лучше работают небольшие порции: брускетты, канапе, тарталетки, мини-сэндвичи, овощные стаканчики, салаты в индивидуальной подаче.

— Простая механика

Блюдо не должно требовать ножа, глубокой тарелки, долгой сборки или отдельного места за столом. Если гостю нужно одновременно держать бокал, сумку, телефон и тарелку, сложная еда быстро превращается в неудобство.

— Устойчивость к жаре и подаче

Нарезанные фрукты, ягоды, салаты, холодные закуски и десерты выглядят уместно в летнем меню, но требуют холода и аккуратного обновления. Поэтому важно заранее спросить кейтеринг, сколько времени блюдо может стоять на линии и как его будут хранить до подачи.

— Лёгкие белковые позиции

Птица, рыба, морепродукты, сыр помогают сделать питание сытным, но не перегружают гостей так, как тяжёлое мясо, жирные соусы и плотные гарниры в дневную жару.

— Сезонные продукты

Овощи, зелень, ягоды, фрукты и лёгкие холодные закуски хорошо считываются как летнее меню и делают стол визуально свежим. Но их тоже нужно согласовать по хранению, нарезке, выкладке и пополнению.

— Быстрое обновление станции

Летом часто выигрывают не самые эффектные блюда, а те, которые спокойно выдерживают поток гостей. Например, мини-сэндвичи, канапе, овощные стаканчики, порционные салаты в баночках, фруктовые шпажки, сырные кубики, тарталетки с устойчивой начинкой, небольшие пирожки или несладкие маффины проще быстро вынести на линию и заменить новой партией.

— Понятный состав

На массовое мероприятие лучше выбирать блюда, по которым сразу понятно, из чего они сделаны. Например: мини-сэндвич с индейкой и овощами, брускетта с томатами, овощной стаканчик с соусом отдельно, салат с курицей в индивидуальной баночке, фруктовая шпажка, порционный сырный сет, ролл с овощами или хумусом.

Что в меню может усложнить работу команды

— Слишком много позиций
— Сложная доготовка на площадке
— Блюда, которые неудобно есть стоя
— Еда, которая быстро теряет вид
— Одна точка выдачи на большой поток
— Напитки, которые поставили «как получится»
— Сложный состав без подписи, из чего состоит блюдо
— Подача, которая не совпадает с программой.

Доступ к воде должен быть в разных местах площадки, чтобы люди не толкались в одной точке. Например: у входа и регистрации, рядом со сценой или основной программой, у активностей, в зоне питания, у выхода.

Сохраняйте пост и используйте в своих ивентах 😉

TED 2006 — как один бесплатный шаг утроил платные продажи

TED существовал с 1984 года как закрытая конференция для узкого круга людей из мира технологий, развлечений и дизайна. Билет стоил несколько тысяч долларов, попасть можно было только по приглашению. Мероприятие было престижным, но маленьким.

В 2006 году новый руководитель TED Крис Андерсон принял решение, которое многие считали самоубийственным: выложить записи выступлений в открытый доступ бесплатно.

Логика команды была простая: если контент хороший, люди сами захотят оказаться в зале. Бесплатное видео — это не конкурент живому билету, а реклама живого опыта.

Результат превзошёл все ожидания. За первый год ролики TED набрали более 100 миллионов просмотров. Люди по всему миру узнали о конференции. Спрос на билеты вырос настолько, что TED пришлось расширять форматы: появились TEDx — локальные мероприятия по всему миру, лицензированные под брендом TED. Сегодня ежегодно проходит более 3 000 мероприятий TEDx в 170 странах.

Стоимость билета на основную конференцию TED выросла до 10 000 долларов — и очередь на участие растянулась на годы вперёд. Бесплатный контент не убил продажи. Он их создал.

Вывод для продаж мероприятий: бесплатный контент до мероприятия — это не потеря денег, а инвестиция в продажи. Записи прошлых выступлений, короткие видео со спикерами, фрагменты программы — всё это снижает барьер входа и формирует желание оказаться внутри. Человек, который посмотрел 10 бесплатных роликов с вашего прошлого события, покупает билет на следующее гораздо легче, чем тот, кто видит только лендинг с описанием программы.

Давайте часть ценности бесплатно — это работает как самый честный прогрев.